Automatische Zusammenfassungs-E-Mail
Nach jedem Meeting erhältst du automatisch eine E-Mail mit den wichtigsten Details. So musst du dich nicht erst in die Plattform einloggen, um die Kerninformationen sofort parat zu haben. Gleichzeitig hast du in den Einstellungen die volle Kontrolle darüber, ob und an wen die E-Mail zugesendet wird.
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1. Was in der E-Mail enthalten ist
Nach einem Meeting schaust du einfach in dein gewohntes E-Mail-Postfach - die Zusammenfassung wird automatisch zugestellt, ohne dass du etwas tun musst.
Es handelte sich in diesem Testmeeting um ein englisches Meeting, weshalb die Zusammenfassung auch auf Englisch ist.
Abbildung 1: Beispiel-E-Mail
Die Zusammenfassungs-E-Mail enthält folgende Bereiche:
- Allgemeine Meeting-Zusammenfassung
- Kernpunkte
- Aufgaben
- Nächste Schritte
- Entscheidungen
Die automatische E-Mail hilft dir dabei:
- Die Zusammenfassung schnell an Kollegen oder Kunden weiterzuleiten.
- Wichtige Gesprächsinhalte schriftlich festzuhalten - ohne zusätzlichen Aufwand.
- Aufgaben und nächste Schritte direkt aus deinem Posteingang heraus im Blick zu behalten.
- Organisiert zu bleiben, auch wenn du gerade keine Zeit hast, dich in die Plattform einzuloggen.
Mit nur einer E-Mail im Postfach hast du die wichtigsten Ergebnisse deines Meetings immer griffbereit.
2. Wie du die Automatisierungseinstellungen anpasst
Du kannst entscheiden, wie automatische Zusammenfassungs-E-Mails verschickt werden und in welcher Sprache. Diese Einstellungen lassen sich individuell anpassen oder als Standard für die gesamte Organisation festlegen.
2.1. Wo du die Automatisierungseinstellungen findest
- Gehe in der linken Seitenleiste auf Einstellungen.
Abbildung 2: Gehe zu Einstellungen
- Wähle unter Konfiguration den Meetingassistent und scrolle nach unten zum Bereich Automatisierungen.
Abbildung 3: Automatisierungen öffnen
Hier findest du alle Einstellungen für die automatische Zusammenfassung, die wir dir im Folgenden Schritt für Schritt vorstellen.
2.2. Automatisierungsoptionen konfigurieren
Du hast drei Bereiche zur Auswahl: Automatische Zusammenfassungs-E-Mail, Spracheinstellungen für Zusammenfassungen und Standard-Meetingtyp für neue Aufzeichnungen.
2.2.1. Automatische Zusammenfassungs-E-Mail
Lege fest, wer die Zusammenfassungs-E-Mail nach einem Meeting erhält:
Abbildung 4: Einstellungen für automatische Zusammenfassungs-E-Mails
-
Nur an mich senden
Praktisch für private Notizen (z. B. 1:1s, Interviews, frühe Verkaufsgespräche) oder wenn du die Mail vor dem Teilen prüfen möchtest.
Empfehlung: Nutze diese Option für vertrauliche Meetings und leite die Mail ggf. gezielt weiter. -
An alle Teilnehmenden senden
Maximale Transparenz und Schnelligkeit. Alle verlassen das Meeting mit denselben Fakten und To-Dos. Ideal für Projekt-Standups, bereichsübergreifende Abstimmungen oder Kunden-Onboardings.
Empfehlung: Ergänze deine Termineinladungen um einen Hinweis wie „Sally verschickt nach dem Call eine kurze Zusammenfassung“. -
An alle Teilnehmenden aus diesem Unternehmenskonto senden
Bewahrt internen Kontext (z. B. Entscheidungen, nächste Schritte) innerhalb deiner Firma und schließt externe Gäste aus. Gut für Partnergespräche, Agentur/Kundentermine oder NDA-Situationen.
Empfehlung: Kombiniere das mit einer „bereinigten“ Zusammenfassung, die du manuell an Externe weiterleitest.infoUm festzulegen, wer zu deiner Organisation gehört, musst du eine Whitelist erstellen.
-
Nicht senden
Es werden keine E-Mails verschickt. Die Zusammenfassung bleibt innerhalb von Sally für alle mit Zugriffsrechten verfügbar.
Empfehlung: Nutze diese Option, wenn E-Mails eingeschränkt sind (z. B. in regulierten Teams) oder du dein Postfach entlasten willst.
Bevor du „An alle Teilnehmenden senden“ aktivierst, stelle sicher, dass die Anwesenden informiert sind, dass eine KI-gestützte Zusammenfassung geteilt wird. Für vertrauliche Themen wähle besser Nur an mich senden oder An alle Teilnehmenden aus diesem Unternehmenskonto senden.
2.2.2. Spracheinstellungen für Zusammenfassungen
Bestimme die Sprache der Zusammenfassungs-E-Mail:
Abbildung 5: Spracheinstellungen
-
In meiner Sprache (persönliche UI-Sprache)
Die Zusammenfassung wird in deiner persönlichen Spracheinstellung erstellt. Praktisch, wenn Meetings oft in anderen Sprachen stattfinden, du aber in deiner Sprache lesen möchtest.
Empfehlung: Standardempfehlung für die meisten Nutzer:innen, die Zusammenfassungen individuell konsumieren. -
In der Sprache des Meetings
Die Zusammenfassung folgt der gesprochenen Sprache des Meetings. Perfekt für internationale Calls, in denen alle eine gemeinsame Sprache erwarten (z. B. Call auf Deutsch → Zusammenfassung für alle auf Deutsch).
Empfehlung: Nutze dies für länderübergreifende Teams, um gemischte Sprach-Threads zu vermeiden. -
In einer anderen Sprache
Wähle eine Sprache explizit aus (z. B. Zusammenfassung auf Englisch, auch wenn das Meeting auf Französisch war). Nützlich, wenn Stakeholder eine bestimmte Sprache benötigen. Mit dieser Option öffnet sich ein Dropdown zur Auswahl.
Empfehlung: Richte eine konsistente „Reporting-Sprache“ für Führungskräfte oder Kund:innen ein.
„Meine Sprache“ bezieht sich auf die persönliche Spracheinstellung im Benutzerkonto. Wenn ein Admin eine Sprache sperrt, gilt diese Regel für alle Nutzer:innen in der Organisation.
2.2.3. Standard-Meetingtyp für neue Aufzeichnungen
Lege den Standard-Meetingtyp für neu erstellte Aufzeichnungen fest:
Abbildung 6: Standard-Meetingtyp
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Nicht gesetzt
Es wird kein Standard festgelegt. Ideal, wenn deine Meetings stark variieren (z. B. Sales, Support, 1:1s) und du den Typ pro Meeting wählen willst. -
Individuell
Optimiert für 1:1-Gespräche (z. B. Führungskraft–Mitarbeiter:in, Coaching, Interviews).
Empfehlung: Teams mit vielen 1:1s (HR, Führungskräfte, Coaches) sollten Individuell als Standard festlegen, um Konsistenz sicherzustellen.
Für jede Option kannst du "Als Standard setzen und sperren" aktivieren. Nutze dies, wenn du Prozesse vereinheitlichen oder Compliance-Anforderungen erfüllen musst. Vermeide es, wenn unterschiedliche Abteilungen Flexibilität brauchen.