Automatische Meetingteilnahme
Sally kann automatisch an deinen Meetings teilnehmen, ohne dass du sie jedes Mal manuell einladen musst – vorausgesetzt, bestimmte Bedingungen sind erfüllt und dein Teilnahme-Modus ist richtig eingestellt.
Das ist besonders praktisch, wenn du möchtest, dass Sally bei wiederkehrenden oder regelmäßigen Meetings automatisch dabei ist.
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1. So funktioniert es
Damit Sally automatisch an deinen Meetings teilnimmt, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:
- Dein Kalender ist mit Sally verbunden.
- "Automatische Meetingteilnahme" ist in deinen Einstellungen unter „Meetingassistent“ aktiviert.
Sobald diese Voraussetzungen erfüllt sind, nimmt Sally entsprechend dem von dir gewählten Teilnahme-Modus teil.
Abbildung 1: Teilnahme-Modus auswählen
2. Teilnahme-Modi erklärt
2.1. Nur an internen Meetings teilnehmen
Sally nimmt nur an Meetings teil, bei denen alle Teilnehmer zu einer Domain gehören, die in deiner internen Whitelist steht.
Was ist die interne Whitelist?
Die interne Whitelist ist eine Liste von E-Mail-Domains (z. B. firma.de, tochterfirma.org), die festlegt, wer als „intern“ gilt.
So richtest du sie ein:
- Gehe zu deinen Einstellungen.
Abbildung 2: Einstellungen öffnen
-
Wähle Meetingassistent.
-
Scrolle nach unten bis zum Bereich „Whitelist für interne Meetings“.
-
Klicke auf + Neu.
Abbildung 3: Neuen Eintrag zur Whitelist hinzufügen
- Füge die gewünschte Domain-Endung hinzu und bestätige deine Auswahl.
Ab sofort wird Sally automatisch an allen Meetings teilnehmen, bei denen jede E-Mail-Adresse der Teilnehmer einer Domain auf deiner Whitelist entspricht.
Wann ist das nützlich?
Ideal, wenn du möchtest, dass Sally nur bei internen Team-Meetings, Abteilungs-Standups oder Projektbesprechungen dabei ist – ohne an externen Terminen teilzunehmen.
2.2. Nur an Meetings mit Nutzern aus dieser Organisation teilnehmen
Sally nimmt nur teil, wenn alle Teilnehmer registrierte Nutzer deiner Sally-Organisation sind – nicht nur mit passender Domain, sondern tatsächlich im gleichen Sally-Workspace.
Wann ist das nützlich?
Perfekt für Unternehmen mit mehreren Domains oder geteilten Adressen, die sicherstellen wollen, dass nur verifizierte Teammitglieder Zugang zu Meetings mit Sally haben.
2.3. Nur an externen Meetings teilnehmen
Sally nimmt nur an Meetings teil, bei denen mindestens ein Teilnehmer nicht auf deiner internen Whitelist steht.
Wann ist das nützlich?
Optimal für Vertriebsteams oder Kundenbetreuer, die Sally nur bei externen Demos, Onboardings oder Partner-Meetings dabei haben wollen.
2.4. Nur teilnehmen, wenn ich Gastgeber bin
Sally nimmt nur an Meetings teil, die Du selbst organisierst.
Wann ist das nützlich?
Hilfreich, wenn du möchtest, dass Sally nur bei deinen eigenen Terminen mitmacht – und nicht, wenn du nur als Gast eingeladen bist.
2.5. Nie automatisch teilnehmen
Sally nimmt niemals automatisch teil. Du kannst sie aber jederzeit manuell zu einem Meeting einladen.
Wann ist das nützlich?
Empfohlen, wenn du volle manuelle Kontrolle willst – z. B. bei sensiblen Themen oder wenn Sally nur gelegentlich gebraucht wird.
3. Tipp für mehr manuelle Kontrolle
Wenn du lieber jedes Mal selbst entscheidest, ob Sally teilnehmen soll, wähle den Modus „Nie automatisch teilnehmen“ und lade sie nur bei Bedarf z.b. via Link oder via E-Mail-Einladung manuell ein.