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Teilnahme via Termineinladung & E-Mail

Wenn du Sally manuell einladen möchtest – ohne die automatische Meeting-Teilnahme zu nutzen – kannst du das genauso tun wie bei jeder anderen Kollegin oder jedem Kollegen.

Sally hat eine eigene dedizierte E-Mail-Adresse. Füge diese Adresse einfach als Gast zu deiner Meetingeinladung hinzu oder schreibe ihr eine E-Mail mit konkreten Meetingdaten und Sally nimmt als Bot am Meeting teil, um Notizen zu erstellen, Zusammenfassungen zu generieren und Action Items zu erfassen.


Schnellnavigation:

  1. Wie du Sally per Meetingeinladung einlädst
  2. Sally per E-Mail einladen
  3. Häufige Probleme und Lösungen

1. Wie du Sally per Meetingeinladung hinzufügst​

1.1. Vor dem Meeting​

  1. Kopiere diese E-Mail-Adresse: invite@sally.io

  2. Erstelle einen neuen Termin über dein Kalender- oder E-Mail-Programm.

  3. Füge die kopierte E-Mail-Adresse in die Gästeliste (CC) ein, wie hier zu sehen:


Sally manuell per E-Mail zum Meeting einladen
Abbildung 1: Sally manuell per E-Mail zum Meeting einladen

  1. Speichere den Termin.

  2. Sobald die Einladung verschickt wurde, erscheint dein Meeting auch im Sally-Kalender. Damit ist die Einladung abgeschlossen – Sally wird nun automatisch als Teilnehmerin dem Meeting beitreten.


Termin mit Sally AI
Abbildung 2: Termin erstellt

1.2. Während des Meetings​

Bevor du den Leitfaden liest

Du kannst Sally auch während eines laufenden Meetings einladen. Wir zeigen den Prozess hier beispielhaft in Microsoft Teams – aber das gleiche Prinzip gilt für Zoom, Google Meet, Webex oder jede andere Plattform: Füge Sally einfach als zusätzlichen Teilnehmer hinzu.


So funktioniert es (Beispiel: Microsoft Teams):

  1. Öffne den Teilnehmerbereich, indem du auf das „Personen“-Symbol klickst.
  2. Klicke auf "Einladung teilen".
Teilnehmerbereich in Microsoft Teams öffnen
Abbildung 1: Teilnehmerbereich öffnen
  1. Klicke auf „Per Standard-E-Mail teilen“.
Meetingeinladung teilen
Abbildung 2: Meetingeinladung teilen
  1. Dein E-Mail-Programm öffnet sich automatisch. Füge Sallys Einladungsadresse hinzu:
    invite@sally.io
Einladung per E-Mail teilen
Abbildung 3: Einladung per E-Mail senden
  1. Sende die E-Mail. Sally erscheint innerhalb einer Minute in der Besprechungs-Lobby. Lass sie anschließend ins Meeting hinein.
Sally ins Meeting lassen
Abbildung 4: Sally ins Meeting lassen
  1. Sally ist nun Teil der Besprechung und erstellt das Transkript sowie die Zusammenfassung.
Sally nimmt am Meeting teil
Abbildung 5: Sally nimmt am Meeting teil

2. Sally per E-Mail einladen​

Du kannst Sally alternativ auch per E-Mail zu deinem Meeting einladen.Achte darauf, dass alle relevanten Meetinginformationen enthalten sind.

So gehst du vor:

  1. Erstelle eine neue E-Mail mit invite@sally.io als Adressant.
  2. Gib alle wichtigen Meetingdaten an. Hier ist eine Beispiel-Mail direkt zum Kopieren:
Betreff: Einladung zum Meeting – Marketing Jour Fixe am DD.MM.JJJJ
An: invite@sally.io

Hallo Sally,

bitte nimm am folgenden Meeting teil:

Titel: Marketing Jour Fixe
Datum: DD.MM.JJJJ
Uhrzeit: XX:XX - XX:XX Uhr
Zeitzone: CET
Meeting-Link: [link]
Teilnehmer: max.mustermann@firma.de, anna.beispiel@firma.de
Wichtige Info

Je vollständiger die Angaben sind, desto zuverlässiger kann Sally den Termin erkennen und teilnehmen. Fehlen essenzielle Informationen wie Datum, Uhrzeit oder der Meeting-Link, kann der Termin nicht korrekt zugeordnet werden.

  1. Schicke die E-Mail ab.

3. Häufige Probleme und Lösungen​

3.1. Fehlende Meetingdetails in der Einladung​

Ursache: Die Einladung enthielt nicht alle nötigen Informationen, damit Sally pünktlich beitreten kann. Fehlende Details können sein:

  • Startzeit des Meetings
  • Endzeit des Meetings
  • Link zum Online-Meeting

Lösung: Antworte direkt auf Sallys Bestätigungs-E-Mail und ergänze die fehlenden Informationen. Sobald alles vollständig ist, kann Sally teilnehmen.

3.2. Sally ist dem Meeting nicht beigetreten​

Ursache: Die Einladung wurde nicht an invite@sally.io gesendet.
Lösung: Überprüfe die Gästeliste, um sicherzustellen, dass Sallys Adresse korrekt eingetragen ist.

3.3. Keine Bestätigungs-E-Mail erhalten​

Ursache: Die E-Mail wurde möglicherweise durch deinen Spamfilter blockiert.
Lösung: Prüfe deinen Spam-/Junk-Ordner und markiere E-Mails von @sally.io als sicher.

3.4. Meeting wird nicht im Sally-Dashboard angezeigt​

Ursache: Die Einladung wurde von der falschen Absenderadresse verschickt.
Lösung: Sende die Einladung erneut von der E-Mail-Adresse aus, mit der du in Sally registriert bist.
Beispiel: Wenn du in Sally unter julian@gmail.com registriert bist, erkennt Sally Einladungen von kissel@gmail.com nicht.
Du kannst die Einladung alternativ auch weiterleiten – wichtig ist nur, dass sie am Ende von deiner registrierten Adresse kommt.

3.5. Kalendereintrag zeigt „optional“ an​

Ursache: Manche Kalendersysteme setzen E-Mail-Adressen im CC standardmäßig als „optional“.
Lösung: Ändere Sallys Teilnahmestatus auf „erforderlich“, um sicherzustellen, dass sie teilnehmen kann.