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Teilnahme per E-Mail

Schnellnavigation:

  1. Kurzbeschreibung
  2. Wie du Sally per E-Mail einlädst
  3. Häufige Probleme und Lösungen

1. Kurzbeschreibung​

Wenn du Sally lieber manuell einladen möchtest – ohne die automatische Meeting-Teilnahme zu nutzen – kannst du das genauso tun wie bei jeder anderen Kollegin oder jedem Kollegen.

Sally hat eine eigene dedizierte E-Mail-Adresse. Füge diese Adresse einfach als Gast zu deinem Termin hinzu, und Sally nimmt als Bot am Meeting teil, um Notizen zu erstellen, Zusammenfassungen zu generieren und Action Items zu erfassen.

2. Wie du Sally per E-Mail einlädst​

2.1. Vor dem Meeting​

  1. Kopiere diese E-Mail-Adresse: invite@sally.io

  2. Erstelle einen neuen Termin über dein Kalender- oder E-Mail-Programm.

  3. Füge die kopierte E-Mail-Adresse in die Gästeliste (CC) ein, wie hier zu sehen:


Sally manuell per E-Mail zum Meeting einladen

Abbildung 1: Sally manuell per E-Mail zum Meeting einladen


  1. Speichere den Termin.

  2. Sobald die Einladung verschickt wurde, erscheint dein Meeting auch im Sally-Kalender. Damit ist die Einladung abgeschlossen – Sally wird nun automatisch als Teilnehmerin dem Meeting beitreten.


Termin mit Sally AI

Abbildung 2: Termin erstellt

2.2. Während des Meetings​

Bevor du den Leitfaden liest

Du kannst Sally auch während eines laufenden Meetings einladen. Wir zeigen den Prozess hier beispielhaft in Microsoft Teams – aber das gleiche Prinzip gilt für Zoom, Google Meet, Webex oder jede andere Plattform: Füge Sally einfach als zusätzlichen Teilnehmer hinzu.


So funktioniert es (Beispiel: Microsoft Teams):

  1. Öffne den Teilnehmerbereich, indem du auf das „Personen“-Symbol klickst.
  2. Klicke auf "Einladung teilen".
Teilnehmerbereich in Microsoft Teams öffnen

Abbildung 1: Teilnehmerbereich öffnen

  1. Klicke auf „Per Standard-E-Mail teilen“.
Meetingeinladung teilen

Abbildung 2: Meetingeinladung teilen

  1. Dein E-Mail-Programm öffnet sich automatisch. Füge Sallys Einladungsadresse hinzu:
    invite@sally.io
Einladung per E-Mail teilen

Abbildung 3: Einladung per E-Mail senden

  1. Sende die E-Mail. Sally erscheint innerhalb einer Minute in der Besprechungs-Lobby. Lass sie anschließend ins Meeting hinein.
Sally ins Meeting lassen

Abbildung 4: Sally ins Meeting lassen

  1. Sally ist nun Teil der Besprechung und erstellt das Transkript sowie die Zusammenfassung.
Sally nimmt am Meeting teil

Abbildung 5: Sally nimmt am Meeting teil

3. Häufige Probleme und Lösungen​

3.1. Fehlende Meetingdetails in der Einladung​

Ursache: Die Einladung enthielt nicht alle nötigen Informationen, damit Sally pünktlich beitreten kann. Fehlende Details können sein:

  • Startzeit des Meetings
  • Endzeit des Meetings
  • Link zum Online-Meeting

Lösung: Antworte direkt auf Sallys Bestätigungs-E-Mail und ergänze die fehlenden Informationen. Sobald alles vollständig ist, kann Sally teilnehmen.

3.2. Sally ist dem Meeting nicht beigetreten​

Ursache: Die Einladung wurde nicht an invite@sally.io gesendet.
Lösung: Überprüfe die Gästeliste, um sicherzustellen, dass Sallys Adresse korrekt eingetragen ist.

3.3. Keine Bestätigungs-E-Mail erhalten​

Ursache: Die E-Mail wurde möglicherweise durch deinen Spamfilter blockiert.
Lösung: Prüfe deinen Spam-/Junk-Ordner und markiere E-Mails von @sally.io als sicher.

3.4. Meeting wird nicht im Sally-Dashboard angezeigt​

Ursache: Die Einladung wurde von der falschen Absenderadresse verschickt.
Lösung: Sende die Einladung erneut von der E-Mail-Adresse aus, mit der du in Sally registriert bist.
Beispiel: Wenn du in Sally unter julian@gmail.com registriert bist, erkennt Sally Einladungen von kissel@gmail.com nicht.
Du kannst die Einladung alternativ auch weiterleiten – wichtig ist nur, dass sie am Ende von deiner registrierten Adresse kommt.

3.5. Kalendereintrag zeigt „optional“ an​

Ursache: Manche Kalendersysteme setzen E-Mail-Adressen im CC standardmäßig als „optional“.
Lösung: Ändere Sallys Teilnahmestatus auf „erforderlich“, um sicherzustellen, dass sie teilnehmen kann.