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Outlook Kalender mit Sally AI verbinden

Durch die Verbindung deines Outlook Kalenders kann Sally automatisch auf deine Meetings zugreifen und dank der automatischen Meetingteilnahme ohne separate Einladung dabei sein.

Nach erfolgreicher Integration siehst du alle deine geplanten Termine direkt in Sally.

In der Integrationsliste stehen dafür vier Einträge:

  • Outlook Calendar (Microsoft 365 / Exchange Online) für Geschäfts-, Schul- und Universitätskonten, die über Microsoft 365 verwaltet werden.
  • Outlook Calendar (Personal Microsoft Account / Exchange Online) für private Microsoft-Konten, zum Beispiel Outlook.com, Hotmail oder Live.
  • Outlook Calendar (Exchange On-Premise) für Unternehmen mit eigenem Exchange-Server, die Verbindung läuft über EWS mit deinen Serverdaten.
  • Microsoft 365 Rooms für die Raumkalender in deinem Microsoft 365 Tenant. Angemeldet wird dabei mit dem Microsoft-Konto, in dem die Räume liegen.

Schnellnavigation

  1. Outlook Calendar (Microsoft 365 / Exchange Online)
  2. Outlook Calendar (Personal Microsoft Account / Exchange Online)
  3. Outlook Calendar (Exchange On-Premise)
  4. Microsoft 365 Rooms

1. Outlook Calendar (Microsoft 365 / Exchange Online) verbinden​

Info

Hier meldest du dich mit einem Geschäfts-, Schul- oder Universitätskonto (Microsoft 365 / Azure AD) an. Diese Option ist für Unternehmensumgebungen gedacht, in denen Outlook über Microsoft 365 verwaltet wird.

  1. Öffne Einstellungen unten in der linken Seitenleiste.
Sally Seitenleiste mit dem markierten Eintrag Einstellungen unten links
Abbildung 1: Einstellungen öffnen
  1. Wähle unter Konfiguration den Punkt Integrationen und klicke auf Integrationen entdecken.
Integrationsseite von Sally ohne verbundene Integration und mit dem Button Integrationen entdecken
Abbildung 2: Integrationen entdecken
  1. Wähle in der Liste unter Kalender den Eintrag Outlook Calendar (Microsoft 365 / Exchange Online).
Liste aller verfügbaren Integrationen mit hervorgehobenem Eintrag Outlook Calendar für Microsoft 365 und Exchange Online
Abbildung 3: Outlook Calendar für Microsoft 365 wählen
  1. Im Panel steht eine kurze Beschreibung der Integration und der Hinweis, dass jedes Mitglied sein eigenes Konto verbindet. Klicke unten rechts auf Verbinden.
Detailansicht der Integration Outlook Calendar für Microsoft 365 mit dem markierten Button Verbinden
Abbildung 4: Verbindung starten
  1. Melde dich mit deinem Geschäfts-, Schul- oder Universitätskonto an und erteile die erforderlichen Berechtigungen.
Info

Beim ersten Herstellen einer Kalenderverbindung mit Outlook ist ein Admin-Login erforderlich, um die Sally-App für den Tenant zu bewilligen. Danach verbinden alle anderen ihren Kalender ganz normal.

Admin-Consent für die gesamte Organisation vergeben

Wenn du Microsoft-365-Administrator bist, kannst du die benötigten OAuth-Berechtigungen einmalig für deine gesamte Organisation freigeben. Einzelne Nutzer müssen den Zustimmungsdialog beim Verbinden dieser Integration dann nicht mehr bestätigen.

Admin-Consent vergebenDu benötigst die Rolle eines Microsoft-365-Global-Administrators. Der Consent gilt tenantweit und kann jederzeit über Entra ID (Azure AD) widerrufen werden. Sally erhält durch den Admin-Consent keinen automatischen Zugriff auf Nutzerdaten: Jeder Nutzer muss die Integration weiterhin selbst verbinden. Erst nach seiner individuellen Anmeldung wird ein Zugriffstoken in seinem Kontext ausgestellt.
  1. (Optional) Öffne bei der verbundenen Integration den Tab Kalender. Unter Synchronisations-Einstellungen stehen zwei Schalter:
    • Private Termine synchronisieren: aktiviere ihn, wenn Sally auch deine privaten Termine synchronisieren soll.
    • Nur Online-Meetings synchronisieren: aktiviere ihn, wenn nur Termine mit einem Online-Meeting-Link synchronisiert werden sollen, zum Beispiel Microsoft Teams, Google Meet oder Zoom.

Darunter zeigt Synchronisierte Kalender alle Kalender, auf die du Zugriff hast. Zuletzt synchronisiert sagt dir, wann Sally die Termine zuletzt geholt hat. Dein Hauptkalender ist als Primärer Kalender markiert, weitere Kalender schaltest du einzeln dazu. Bis zu fünf Kalender können pro Verbindung parallel synchronisiert werden. Über Verbindung trennen oben rechts löst du die Integration wieder.

Tab Kalender der verbundenen Integration mit den Synchronisations-Einstellungen und den synchronisierten Kalendern
Abbildung 5: Synchronisation einstellen
  1. Nach erfolgreicher Verbindung erscheinen deine Outlook-Termine in Sally.
Terminansicht von Sally mit den synchronisierten Terminen aus dem Outlook Kalender
Abbildung 6: Deine Termine erscheinen in Sally
Info

Die Synchronisierung kann einige Minuten dauern. Wenn noch nichts zu sehen ist, lade Sally neu.

1.1 Technische OAuth-Berechtigungen für Unternehmenskonten (Microsoft 365 / Azure AD)​

Für die Integration mit Outlook Kalender (Microsoft 365 / Exchange Online) verwendet Sally OAuth 2.0 zur Autorisierung.
Die folgenden Scopes definieren, auf welche Bereiche Sally im Namen des angemeldeten Nutzers zugreifen darf.

Disclaimer

  1. Sally liest diese Informationen ausschließlich ein, um die Verbindung zum Nutzerkonto technisch herzustellen und aufrechtzuerhalten.

  2. Sally nimmt keine eigenmächtigen Änderungen vor. Aktionen werden ausschließlich auf ausdrückliche Initiative des Nutzers ausgeführt.

  3. API-Endpunkte werden ausschließlich im Rahmen einer aktiven, vom Benutzer ausgelösten Aktion innerhalb der Plattform aufgerufen.

Technische Übersicht der benötigten Scopes​

ScopeTypWas Microsoft damit technisch erlaubtWie Sally diesen Scope verwendet
offline_accessDelegatedAusstellung eines langfristigen ZugriffstokensSally speichert ein Zugriffstoken, um die Verbindung aufrechtzuerhalten. Es werden keine Kalenderdaten verändert.
openidDelegatedOpenID Connect IdentitätsbestätigungSally liest die eindeutige Nutzer-ID ein, um das Konto korrekt zu authentifizieren.
profileDelegatedZugriff auf Basis-ProfildatenSally liest grundlegende Profildaten (z. B. Anzeigename), um das angemeldete Konto zu identifizieren.
User.ReadDelegatedLesen grundlegender NutzerinformationenSally liest Basisinformationen des angemeldeten Nutzers zur Authentifizierung. Es erfolgt keine Änderung am Nutzerkonto.
Calendars.ReadWrite.SharedDelegatedAPI-Berechtigung für KalenderzugriffDieser Scope ist technisch erforderlich, damit Microsoft die Kalenderanbindung freigibt. Sally erstellt, verändert oder löscht keine Kalendertermine.
Contacts.ReadWrite.SharedDelegatedAPI-Berechtigung für KontaktzugriffBestandteil des Microsoft-Berechtigungsmodells. Sally liest keine Kontaktlisten aus und verändert keine Kontaktdaten.
OnlineMeetings.ReadWriteDelegatedAPI-Berechtigung für Online-Meeting-RessourcenTechnisch von Microsoft im Rahmen der Kalenderintegration vorgesehen. Sally erstellt oder verändert keine Online-Meetings.

Ob ein Kalender überhaupt verbunden werden darf, entscheiden Owner und Admins, siehe Kalender für Nutzer verwalten.

2. Outlook Calendar (Personal Microsoft Account / Exchange Online) verbinden​

Info

Hier meldest du dich mit einem persönlichen Microsoft-Konto an (z. B. Outlook.com, Hotmail, Live). Diese Option ist für private Outlook-Konten gedacht.

  1. Öffne Einstellungen unten in der linken Seitenleiste.
Sally Seitenleiste mit dem markierten Eintrag Einstellungen unten links
Abbildung 7: Einstellungen öffnen
  1. Wähle unter Konfiguration den Punkt Integrationen und klicke auf Integrationen entdecken.
Integrationsseite von Sally ohne verbundene Integration und mit dem Button Integrationen entdecken
Abbildung 8: Integrationen entdecken
  1. Wähle in der Liste unter Kalender den Eintrag Outlook Calendar (Personal Microsoft Account / Exchange Online).
Liste aller verfügbaren Integrationen mit hervorgehobenem Eintrag Outlook Calendar für ein persönliches Microsoft-Konto
Abbildung 9: Outlook Calendar für ein persönliches Konto wählen
  1. Im Panel steht eine kurze Beschreibung der Integration und der Hinweis, dass jedes Mitglied sein eigenes Konto verbindet. Klicke unten rechts auf Verbinden.
Detailansicht der Integration Outlook Calendar für ein persönliches Microsoft-Konto mit dem markierten Button Verbinden
Abbildung 10: Verbindung starten

  1. Melde dich mit deinem persönlichen Microsoft-Konto an und erteile die erforderlichen Berechtigungen.

  2. (Optional) Im Tab Kalender der verbundenen Integration stellst du wie oben ein, ob private Termine und nur Online-Meetings synchronisiert werden. Dort wählst du auch die Kalender aus, die Sally einbeziehen soll.

Tab Kalender der Verbindung mit einem persönlichen Microsoft-Konto mit den Synchronisations-Einstellungen und den synchronisierten Kalendern
Abbildung 11: Synchronisation einstellen
  1. Nach erfolgreicher Verbindung erscheinen deine Outlook-Termine in Sally.
Terminansicht von Sally mit den synchronisierten Terminen aus dem persönlichen Outlook Kalender
Abbildung 12: Deine Termine erscheinen in Sally
Info

Die Synchronisierung kann einige Minuten dauern. Wenn noch nichts zu sehen ist, lade Sally neu.

2.1 Technische OAuth-Berechtigungen für persönliche Microsoft-Konten​

Für die Integration mit Outlook Kalender (persönliches Microsoft-Konto) verwendet Sally ebenfalls OAuth 2.0.
Die folgenden Scopes definieren, auf welche Bereiche Sally im Namen des angemeldeten Nutzers zugreifen darf.

Disclaimer

  1. Sally liest diese Informationen ausschließlich ein, um die Verbindung zum Nutzerkonto technisch herzustellen und aufrechtzuerhalten.

  2. Sally nimmt keine eigenmächtigen Änderungen vor. Aktionen werden ausschließlich auf ausdrückliche Initiative des Nutzers ausgeführt.

  3. API-Endpunkte werden ausschließlich im Rahmen einer aktiven, vom Benutzer ausgelösten Aktion innerhalb der Plattform aufgerufen.

Technische Übersicht der benötigten Scopes​

ScopeTypWas Microsoft damit technisch erlaubtWie Sally diesen Scope verwendet
emailDelegatedZugriff auf die E-Mail-Adresse des NutzersSally liest die E-Mail-Adresse, um das Konto eindeutig zu identifizieren.
offline_accessDelegatedAusstellung eines langfristigen ZugriffstokensSally speichert ein Zugriffstoken, um die Verbindung dauerhaft aufrechtzuerhalten.
openidDelegatedOpenID Connect IdentitätsbestätigungSally nutzt diesen Scope zur sicheren Authentifizierung des Kontos.
User.ReadDelegatedLesen grundlegender NutzerinformationenSally liest Basisinformationen des angemeldeten Nutzers zur Authentifizierung.
Calendars.ReadWriteDelegatedAPI-Zugriff auf KalenderdatenDieser Scope ist technisch erforderlich für die Kalenderintegration. Sally verändert keine Termine eigenständig.
Contacts.ReadWriteDelegatedAPI-Zugriff auf KontaktdatenBestandteil des Microsoft-Berechtigungsmodells. Sally liest keine Kontaktlisten aus und verändert keine Kontaktdaten.

3. Outlook Calendar (Exchange On-Premise) verbinden​

Für diese Verbindung greift Sally von außen auf deinen Exchange-Server zu. Vorher muss deine IT die festen IP-Adressen von Sally in der Firewall freigeben.

  1. Öffne Einstellungen unten in der linken Seitenleiste.
Sally Seitenleiste mit dem markierten Eintrag Einstellungen unten links
Abbildung 13: Einstellungen öffnen
  1. Wähle unter Konfiguration den Punkt Integrationen und klicke auf Integrationen entdecken.
Integrationsseite von Sally ohne verbundene Integration und mit dem Button Integrationen entdecken
Abbildung 14: Integrationen entdecken
  1. Wähle in der Liste unter Kalender den Eintrag Outlook Calendar (Exchange On-Premise).
Liste aller verfügbaren Integrationen mit hervorgehobenem Eintrag Outlook Calendar für Exchange On-Premise
Abbildung 15: Outlook Calendar für Exchange On-Premise wählen
  1. Klicke im Panel unten rechts auf Verbinden.
Detailansicht der Integration Outlook Calendar für Exchange On-Premise mit dem markierten Button Verbinden
Abbildung 16: Verbindung starten
  1. Der Dialog Exchange Server verbinden fragt die Daten für die Verbindung über EWS ab. Trage sie ein und klicke auf Verbinden:
    • Benutzername, entweder als domain\user oder als user@domain.com
    • Passwort
    • EWS-Service-URL
    • Exchange-Version, voreingestellt ist Exchange2016
Dialog Exchange Server verbinden mit Benutzername, Passwort, EWS-Service-URL und Exchange-Version
Abbildung 17: Serverdaten eintragen
Beispiel: EWS-Service-URL

Eine typische EWS-Service-URL sieht so aus: https://mail.deinefirma.de/EWS/Exchange.asmx

Diese Informationen erhältst du in der Regel von deiner internen IT-Abteilung.

  1. (Optional) Öffne bei der verbundenen Integration den Tab Kalender. Dort legst du mit Private Termine synchronisieren und Nur Online-Meetings synchronisieren fest, was Sally übernimmt. Unter Synchronisierte Kalender schaltest du die einzelnen Kalender dazu. Bis zu fünf Kalender können pro Verbindung parallel synchronisiert werden.
Tab Kalender der verbundenen Exchange-On-Premise-Integration mit den Synchronisations-Einstellungen und den synchronisierten Kalendern
Abbildung 18: Synchronisation für den eigenen Exchange-Server einstellen
  1. Nach erfolgreicher Verbindung erscheinen deine Outlook On-Premise Termine in Sally.
Terminansicht von Sally mit den synchronisierten Terminen aus dem Exchange On-Premise Kalender
Abbildung 19: Deine Termine erscheinen in Sally
Info

Die Synchronisierung kann einige Minuten dauern. Wenn noch nichts zu sehen ist, lade Sally neu.

3.1 Über welche IP-Adressen greift Sally auf deinen Exchange-Server zu?​

Sally greift auf deinen Exchange-Server ausschließlich über die folgenden drei festen IPv4-Adressen zu. Damit die Verbindung zustande kommt, müssen sie in deiner Firewall freigegeben sein.

AdresseWofür sie genutzt wird
167.233.210.254Verbindungsaufbau und Konfiguration der Anbindung
167.235.234.62Verbindungsaufbau und Konfiguration der Anbindung
46.225.144.3Laufender Kalender-Abgleich

Mit allen drei Adressen funktionieren sowohl die Einrichtung als auch der fortlaufende Abgleich. Der Zugriff läuft über HTTPS auf Port 443 zu deinem EWS-Endpunkt.

Die Adressen bleiben gleich

Sally läuft auf einer eigenen Infrastruktur in Deutschland, im Rechenzentrum Falkenstein bei Hetzner. Die drei Adressen sind statisch und ändern sich nicht, du kannst sie also dauerhaft in der Firewall hinterlegen.

4. Microsoft 365 Rooms verbinden​

Zusätzlich zu persönlichen Kalendern kann Sally auch Microsoft 365 Raumkalender synchronisieren. Das ist hilfreich, wenn du regelmäßig Besprechungsräume buchst und möchtest, dass Sally die in diesen Räumen geplanten Termine automatisch übernimmt.

Wer sich hier anmelden muss

Die Raumkalender hängen an dem Microsoft-Konto, in dem die Räume liegen, üblicherweise ein Konto mit Superadmin-Rechten. Damit Sally die Rauminformationen bekommt, muss sich dieses Konto in deinem Sally-Konto anmelden.

Der Superadmin macht das entweder direkt an deinem Konto, oder er impersoniert dich und legt die Verbindung für dich an.

Eine einzige Anmeldung reicht nicht für alle: jedes Mitglied, das Raumtermine in Sally sehen will, verbindet die Raumkalender einzeln mit demselben Microsoft-Konto.

Info

Raumkalender werden direkt aus deinem Microsoft 365 Tenant geladen. Bis zu 5 Räume können pro Verbindung parallel synchronisiert werden. Die Admin-Zustimmung für die Sally-App im Tenant gehört zur Einrichtung dazu.

  1. Öffne Einstellungen unten in der linken Seitenleiste.
Sally Seitenleiste mit dem markierten Eintrag Einstellungen unten links
Abbildung 20: Einstellungen öffnen
  1. Wähle unter Konfiguration den Punkt Integrationen und klicke auf Integrationen entdecken.
Integrationsseite von Sally ohne verbundene Integration und mit dem Button Integrationen entdecken
Abbildung 21: Integrationen entdecken
  1. Wähle in der Liste unter Kalender den Eintrag Microsoft 365 Rooms.
Liste aller verfügbaren Integrationen mit hervorgehobenem Eintrag Microsoft 365 Rooms
Abbildung 22: Microsoft 365 Rooms wählen
  1. Klicke im Panel unten rechts auf Verbinden und melde dich mit dem Microsoft-Konto an, in dem die Räume liegen. Erteile dort die erforderlichen Berechtigungen, damit Sally die Raumpostfächer lesen darf.
Detailansicht der Integration Microsoft 365 Rooms mit dem markierten Button Verbinden
Abbildung 23: Verbindung starten
  1. Öffne bei der verbundenen Integration den Tab Kalender. Unter Raumkalender konfigurieren stehen alle Räume aus deinem Tenant mit Postfach und der Anzahl der Plätze. Schalte jeden Raum, dessen Termine Sally übernehmen soll, in der Spalte Aktiv ein. Über Räume suchen findest du einen bestimmten Raum schneller. Bis zu fünf Räume können pro Verbindung parallel synchronisiert werden.
Tab Kalender der Integration Microsoft 365 Rooms mit der Raumliste und dem eingeschalteten Schalter in der Spalte Aktiv
Abbildung 24: Räume für die Synchronisation aktivieren

Oben im Bereich steht der Tenant, mit dem die Verbindung besteht. Über Verbindung trennen löst du sie wieder.

  1. Die aktivierten Raumkalender werden synchronisiert und ihre Termine erscheinen in Sally wie persönliche Kalendertermine.
Terminansicht von Sally mit den synchronisierten Terminen aus den Microsoft 365 Raumkalendern
Abbildung 25: Die Raumtermine erscheinen in Sally

4.1 Technische Microsoft Graph Berechtigungen für Raumkalender​

Für die Verbindung der Raumkalender sind erweiterte Application Permissions auf Microsoft Graph erforderlich. Diese werden einmalig von einem Microsoft 365 Tenant-Administrator via Admin Consent erteilt.

Disclaimer

Read-only: Sally schreibt nie in die Raum-Kalender zurück, weder Termine, Teilnehmer noch Locations.

Freigabe: Einmalig durch einen Microsoft 365 Tenant-Administrator via Admin Consent. Die Verbindung selbst legt jedes Mitglied im eigenen Konto an, danach laufen Token-Refresh und Webhook-Reconciliation vollautomatisch.

Application Permissions auf Microsoft Graph​

PermissionWofür Sally sie braucht
Calendars.ReadLesen aller Termine in den verbundenen Raum-Mailboxen, inkl. Hybrid-Meetings (vor Ort + Remote) und Meetings, bei denen kein Sally-User eingeladen ist. Updates und Cancellations werden über Microsoft Graph Webhooks innerhalb von Sekunden propagiert.
Place.Read.AllAuflisten der verfügbaren Räume des Tenants aus dem Places-Directory (/places/microsoft.graph.room), damit sich in Sally per Schalter auswählen lässt, welche Räume synchronisiert werden sollen.

Nach erfolgreicher Verbindung legst du fest, ob und wann Sally automatisch an deinen Meetings teilnehmen soll.