Datenschutzeinstellungen
Mit den Datenschutzeinstellungen des Meetingassistenten steuerst du, wie Sally während Meetings mit Datenschutz umgeht: Datenschutzhinweise anzeigen, Video- und Audioaufzeichnungen erlauben oder blockieren sowie festlegen, wie lange Daten auf der Plattform gespeichert bleiben.
Schnellnavigation
- Datenschutzeinstellungen öffnen
- Datenschutzhinweis per E-Mail vor Meetings
- Datenschutzhinweis im Meeting
- Datenschutzhinweis für neue Teilnehmer wiederholen
- Videoaufzeichnungen steuern
- Automatisches Löschen einstellen
- Interne Domain-Whitelist festlegen
1. Datenschutzeinstellungen öffnen
- Öffne Einstellungen in der linken Seitenleiste.
- Wähle unter Konfiguration den Punkt Meetingassistent.
- Scrolle zum Bereich Datenschutz.
Einstellungen, die als Unternehmensweit festgelegt markiert sind, gelten für die gesamte Organisation und können in der Regel nur von Administratoren geändert werden.
2. Datenschutzhinweis per E-Mail vor Meetings
Sally kann Meetingteilnehmer automatisch per E-Mail vor Beginn eines Meetings informieren, wenn eine Aufzeichnung geplant ist.
Diese Einstellung legt fest, ob eine E-Mail versendet wird und wie die Einwilligung gehandhabt wird.
2.1 E-Mail vor dem Meeting senden
- E-Mail an alle Teilnehmer senden (außer Benutzer aus dieser Organisation)
Wenn aktiviert, sendet Sally vor dem Meeting eine Informationsmail an externe Teilnehmer.
Interne Benutzer (basierend auf deiner Internen Domain-Whitelist) erhalten keine E-Mail.
2.2 Einwilligungsmodus
Lege fest, wie die Einwilligung der Teilnehmer gehandhabt wird:
-
Opt-out – Automatische Information
Teilnehmer werden über die geplante Aufzeichnung informiert und müssen nur reagieren, wenn sie widersprechen.
Nutzen, wenn: Deine Richtlinie eine stillschweigende Einwilligung mit Widerspruchsmöglichkeit erlaubt.So sieht eine Opt-out E-Mail aus:
-
Opt-in – Aktive Einwilligung erforderlich
Teilnehmer müssen ausdrücklich zustimmen, bevor das Meeting aufgezeichnet wird.
Nutzen, wenn: Du in streng regulierten oder besonders sensiblen Umgebungen arbeitest.So sieht eine Opt-in E-Mail aus:
Standardmäßig wird die E-Mail eine Stunde vor dem Meeting versendet.
Bei kurzfristigen Meetings erfolgt der Versand, wenn das Meeting mindestens 15 Minuten vor Beginn erstellt wurde.
Bei noch kürzerer Vorlaufzeit wird keine E-Mail verschickt.
Teilnehmer können jederzeit im Meeting per „opt out“ im Chat widersprechen.
In diesem Fall verlässt Sally automatisch das Meeting.
2.3 Einwilligungen verwalten und anpassen
In diesem Bereich kannst du die Einwilligungen von Meetingteilnehmern einsehen und gezielt bearbeiten. Das ist besonders hilfreich, wenn Teilnehmer ihre Entscheidung z. B. versehentlich falsch getroffen haben oder du Einwilligungen im Nachgang korrekt dokumentieren möchtest.
Das Bearbeiten von Einwilligungen ohne Zustimmung der betroffenen Personen kann gegen die DSGVO verstoßen.
Nimm Änderungen daher nur in Absprache mit den jeweiligen Teilnehmern vor und dokumentiere diese im Zweifel intern.
2.3.1 Einwilligungen einsehen
- Klicke im Bereich „Datenschutzhinweis via E-Mail vor Meetings“ auf „Einwilligungen verwalten“.
- Du gelangst zur Übersicht aller erfassten Einwilligungen.
Hier siehst du:
- E-Mail-Adresse des Teilnehmers
- Zeitpunkt der Einwilligung
- Aktuellen Status (z. B. Teilnahme erlaubt oder abgelehnt)
2.3.2 Einwilligungen bearbeiten
Du hast zwei Möglichkeiten, Einwilligungen anzupassen:
- Einwilligung zurücksetzen → Teilnehmer kann erneut entscheiden
- E-Mail manuell hinzufügen → Einwilligung vorab definieren (z. B. bei bekannten Teilnehmern oder festen Partnern)
2.3.2.1 Einwilligung zurücksetzen
Wenn ein Teilnehmer z. B. versehentlich abgelehnt hat, kannst du den Status zurücksetzen:
- Suche den entsprechenden Teilnehmer in der Liste.
- Klicke rechts auf „Zurücksetzen“.
Der Teilnehmer erhält dadurch beim nächsten Meeting erneut die Möglichkeit, seine Einwilligung zu treffen.
Wenn du eine Einwilligung zurücksetzt, wird keine E-Mail sofort erneut versendet.
Die betroffene Person wird erst beim nächsten neu erstellten Meeting wieder automatisch per E-Mail informiert und kann ihre Einwilligung erneut abgeben.
2.3.2.2 Teilnehmer manuell hinzufügen
Du kannst Einwilligungen auch proaktiv setzen, z. B. wenn:
- du regelmäßig mit denselben externen Partnern arbeitest
- Einwilligungen bereits außerhalb von Sally eingeholt wurden (z. B. vertraglich)
- Klicke auf „+ E-Mail hinzufügen“.
- Fülle das Formular aus:
- E-Mail-Adresse eingeben
- Einwilligungsstatus auswählen (Teilnahme erlauben oder ablehnen)
- Klicke auf „Hinzufügen“, um den Eintrag zu speichern.
Nutze diese Funktion sparsam und nur dann, wenn die Einwilligung nachweislich vorliegt (z. B. schriftlich oder vertraglich geregelt).
3. Datenschutzhinweis im Meeting
In diesem Abschnitt geht es um den Datenschutzhinweis, der direkt im Meeting-Chat angezeigt wird, und dessen Konfiguration.
3.1 Was ist der Datenschutzhinweis im Meeting (und wie sieht er aus)
Der Datenschutzhinweis ist eine kurze Nachricht, die Teilnehmer über Sallys Teilnahme am Meeting und den Umgang mit ihren Daten informiert.
Je nach Einstellung erscheint sie vor oder während des Meetings im Chat.
John Doe hat sally.io zum Meeting hinzugefügt (Transkription aktiviert). Gib „opt out“ ein, um Meetingdaten zu löschen. Datenschutzrichtlinie: https://sally.io/privacy
Standardmäßig wird die Nachricht in der Sprache des Benutzers angezeigt. Gehören mehrere Benutzer demselben Verzeichnis an, wird die Verzeichnissprache verwendet.
Damit erfüllst du Transparenzpflichten und stellst klare Erwartungen für alle Teilnehmer.
3.2 Einmaligen Datenschutzhinweis konfigurieren
Lege fest, wann Sally vor einem Meeting einen einmaligen Datenschutzhinweis anzeigen soll.
- Wähle unter Datenschutzhinweis für Meetings eine Option:
-
Bei jedem Meeting senden – Immer anzeigen.
Nutzen, wenn: Du durchgehend maximale Transparenz willst. -
Nur bei externen Meetings senden – Nur anzeigen, wenn externe Teilnehmer dabei sind.
Nutzen, wenn: Interne Teams Sally bereits kennen, externe Gäste aber informiert werden sollen.
Intern vs. extern basiert auf deiner Internen Domain-Whitelist. Alle Domains, die nicht auf der Whitelist stehen, gelten als extern.
- Nicht senden – Keinen Hinweis anzeigen.
Nutzen, wenn: Die Information anderweitig bereitgestellt wird und deine Rechtsgrundlage das zulässt.
Wenn du den Hinweis deaktivierst, werden Teilnehmer möglicherweise nicht über die Datenverarbeitung informiert.
Stelle sicher, dass dies mit deinen rechtlichen Anforderungen vereinbar ist.
- (Optional) Aktiviere „Standard-Datenschutzhinweis von Sally senden“, um den vorgefertigten Text zu nutzen.
Nutzen, wenn: Du eine sofort einsetzbare, rechtssichere Vorlage möchtest.
4. Datenschutzhinweis für neue Teilnehmer wiederholen
- Wähle unter Erneuter Datenschutzhinweis bei neuen Teilnehmern:
-
Immer senden – Neue Teilnehmer immer informieren.
Nutzen, wenn: Personen häufig später beitreten oder spontan hinzugefügt werden. -
Niemals senden – Keine erneute Benachrichtigung.
Nutzen, wenn: Alle Teilnehmer bereits anderweitig informiert sind.
- (Optional) Aktiviere „Standard-Datenschutzhinweis für hinzugefügte Personen senden“, um Sallys Standardtext zu verwenden.
Nutzen, wenn: Du vorab geprüfte Formulierungen bevorzugst.
5. Videoaufzeichnungen steuern
Lege fest, wann Sally Videoaufzeichnungen speichern darf.
-
Alle Videoaufzeichnungen speichern
Nutzen, wenn: Du alle Meetings vollständig dokumentieren möchtest. -
Nur Videoaufzeichnungen von internen Meetings speichern
Nutzen, wenn: Externe Gespräche nicht standardmäßig aufgezeichnet werden sollen.infoWenn keine Audioaufzeichnungen gespeichert werden sollen, deaktiviere den Schalter „Audioaufzeichnungen weiterhin bei allen Meetings speichern“.
-
Nur Videoaufzeichnungen von externen Meetings speichern
Nutzen, wenn: Vor allem Kunden- oder externe Gespräche relevant sind.infoWenn keine Audioaufzeichnungen gespeichert werden sollen, deaktiviere den Schalter „Audioaufzeichnungen weiterhin bei allen Meetings speichern“.
-
Nur Videoaufzeichnungen speichern, wenn ich Host bin
Nutzen, wenn: Du persönlich über Aufzeichnungen entscheiden willst.infoWenn keine Audioaufzeichnungen gespeichert werden sollen, deaktiviere den Schalter „Audioaufzeichnungen weiterhin bei allen Meetings speichern“.
- Keine Videoaufzeichnungen speichern
Nutzen, wenn: Deine Richtlinie Videoaufzeichnungen verbietet.
Wenn keine Audioaufzeichnungen gespeichert werden sollen, deaktiviere den Schalter „Audioaufzeichnungen weiterhin bei allen Meetings speichern“.
Je nach Rechtslage und Unternehmensrichtlinie kann das Aufzeichnen von Meetings eine Einwilligung erfordern.
Stelle sicher, dass alle Teilnehmer informiert sind und zugestimmt haben.
6. Automatisches Löschen einstellen
Definiere, wie lange Termine, Zusammenfassungen, Aufzeichnungen und andere Meeting-Daten gespeichert bleiben.
- Öffne das Dropdown unter Automatisches Löschen.
- Wähle den gewünschten Zeitraum (Niemals löschen, nach 2 Wochen, nach 3 Monaten, nach 1 Jahr, nach 2 Jahren).
- Sally löscht automatisch alle Daten, die älter als der ausgewählte Zeitraum sind.
Wenn du Nach 3 Monaten auswählst, werden alle älteren Aufzeichnungen und Zusammenfassungen automatisch gelöscht.
7. Interne Domain-Whitelist festlegen
Sally unterscheidet zwischen internen und externen Teilnehmern anhand deiner Internen Domain-Whitelist.
- Scrolle in den Meetingassistent-Einstellungen zum Abschnitt „Whitelist für interne Meetings“ und klicke auf „+ Domain hinzufügen“.
- Gib deine Firmendomain ein (z. B.
sally.io) und klicke auf Hinzufügen.
E-Mail-Adressen, die zu einer Domain auf dieser Whitelist gehören, gelten als intern. Alle anderen Domains werden als extern behandelt.