Datenschutzeinstellungen

Mit den Datenschutzeinstellungen des Meetingassistenten steuerst du, wie Sally während Meetings mit Datenschutz umgeht: Datenschutzhinweise anzeigen, Video- und Audioaufzeichnungen erlauben oder blockieren sowie festlegen, wie lange Daten auf der Plattform gespeichert bleiben.

Schnellnavigation

1. Datenschutzeinstellungen öffnen
2. Datenschutzhinweis per E-Mail vor Meetings
3. Datenschutzhinweis im Meeting
4. Datenschutzhinweis für neue Teilnehmer wiederholen
5. Videoaufzeichnungen steuern
6. Automatisches Löschen einstellen
7. Interne Domain-Whitelist festlegen

1. Datenschutzeinstellungen öffnen

1. Öffne Einstellungen in der linken Seitenleiste.

Einstellungen öffnen

2. Wähle unter Konfiguration den Punkt Meetingassistent.
3. Scrolle zum Bereich Datenschutz.

Datenschutzbereich öffnen

Unternehmensweit

Einstellungen, die als Unternehmensweit festgelegt markiert sind, gelten für die gesamte Organisation und können in der Regel nur von Administratoren geändert werden.

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2. Datenschutzhinweis per E-Mail vor Meetings

Sally kann Meetingteilnehmer automatisch per E-Mail vor Beginn eines Meetings informieren, wenn eine Aufzeichnung geplant ist.
Diese Einstellung legt fest, ob eine E-Mail versendet wird und wie die Einwilligung gehandhabt wird.

E-Mail-Datenschutzhinweise vor Meetings konfigurieren

2.1 E-Mail vor dem Meeting senden

• E-Mail an alle Teilnehmer senden (außer Nutzer aus dieser Organisation)

  Wenn aktiviert, sendet Sally vor dem Meeting eine Informationsmail an externe Teilnehmer.

info

Interne Nutzer (basierend auf deiner Internen Domain-Whitelist) erhalten keine E-Mail.

2.2 Einwilligungsmodus

Lege fest, wie die Einwilligung der Teilnehmer gehandhabt wird:

• Opt-out – Automatische Information
  Teilnehmer werden über die geplante Aufzeichnung informiert und müssen nur reagieren, wenn sie widersprechen.
  Nutzen, wenn: Deine Richtlinie eine stillschweigende Einwilligung mit Widerspruchsmöglichkeit erlaubt.

• Opt-in – Aktive Einwilligung erforderlich
  Teilnehmer müssen ausdrücklich zustimmen, bevor das Meeting aufgezeichnet wird.
  Nutzen, wenn: Du in streng regulierten oder besonders sensiblen Umgebungen arbeitest.

Versandzeitpunkt der E-Mail

Standardmäßig wird die E-Mail eine Stunde vor dem Meeting versendet.
Bei kurzfristigen Meetings erfolgt der Versand, wenn das Meeting mindestens 15 Minuten vor Beginn erstellt wurde.
Bei noch kürzerer Vorlaufzeit wird keine E-Mail verschickt.

Opt-out während des Meetings

Teilnehmer können jederzeit im Meeting per „opt out“ im Chat widersprechen.
In diesem Fall verlässt Sally automatisch das Meeting.

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3. Datenschutzhinweis im Meeting

In diesem Abschnitt geht es um den Datenschutzhinweis, der direkt im Meeting-Chat angezeigt wird, und dessen Konfiguration.

3.1 Was ist der Datenschutzhinweis im Meeting (und wie sieht er aus)

Der Datenschutzhinweis ist eine kurze Nachricht, die Teilnehmer über Sallys Teilnahme am Meeting und den Umgang mit ihren Daten informiert.
Je nach Einstellung erscheint sie vor oder während des Meetings im Chat.

Beispielnachricht im Chat

John Doe hat sally.io zum Meeting hinzugefügt (Transkription aktiviert). Gib „opt out“ ein, um Meetingdaten zu löschen. Datenschutzrichtlinie: https://sally.io/privacy

Standardmäßig wird die Nachricht in der Sprache des Benutzers angezeigt. Gehören mehrere Benutzer demselben Verzeichnis an, wird die Verzeichnissprache verwendet.

Warum das wichtig ist

Damit erfüllst du Transparenzpflichten und stellst klare Erwartungen für alle Teilnehmer.

3.2 Einmaligen Datenschutzhinweis konfigurieren

Lege fest, wann Sally vor einem Meeting einen einmaligen Datenschutzhinweis anzeigen soll.

1. Wähle unter Datenschutzhinweis für Meetings eine Option:

Einmaligen Datenschutzhinweis konfigurieren

• Bei jedem Meeting senden – Immer anzeigen.
  Nutzen, wenn: Du durchgehend maximale Transparenz willst.

• Nur bei externen Meetings senden – Nur anzeigen, wenn externe Teilnehmer dabei sind.
  Nutzen, wenn: Interne Teams Sally bereits kennen, externe Gäste aber informiert werden sollen.

So wird „extern“ bestimmt

Intern vs. extern basiert auf deiner Internen Domain-Whitelist. Alle Domains, die nicht auf der Whitelist stehen, gelten als extern.

• Nicht senden – Keinen Hinweis anzeigen.
  Nutzen, wenn: Die Information anderweitig bereitgestellt wird und deine Rechtsgrundlage das zulässt.

Wichtig

Wenn du den Hinweis deaktivierst, werden Teilnehmer möglicherweise nicht über die Datenverarbeitung informiert.
Stelle sicher, dass dies mit deinen rechtlichen Anforderungen vereinbar ist.

2. (Optional) Aktiviere „Standard-Datenschutzhinweis von Sally senden“, um den vorgefertigten Text zu nutzen.
   Nutzen, wenn: Du eine sofort einsetzbare, rechtssichere Vorlage möchtest.

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4. Datenschutzhinweis für neue Teilnehmer wiederholen

Benachrichtigung für neue Teilnehmer festlegen

1. Wähle unter Erneuter Datenschutzhinweis bei neuen Teilnehmern:

• Immer senden – Neue Teilnehmer immer informieren.
  Nutzen, wenn: Personen häufig später beitreten oder spontan hinzugefügt werden.

• Niemals senden – Keine erneute Benachrichtigung.
  Nutzen, wenn: Alle Teilnehmer bereits anderweitig informiert sind.

2. (Optional) Aktiviere „Standard-Datenschutzhinweis für hinzugefügte Personen senden“, um Sallys Standardtext zu verwenden.
   Nutzen, wenn: Du vorab geprüfte Formulierungen bevorzugst.

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5. Videoaufzeichnungen steuern

Lege fest, wann Sally Videoaufzeichnungen speichern darf.

Videoaufzeichnungen erlauben oder blockieren

• Alle Videoaufzeichnungen speichern
  Nutzen, wenn: Du alle Meetings vollständig dokumentieren möchtest.

• Nur Videoaufzeichnungen von internen Meetings speichern
  Nutzen, wenn: Externe Gespräche nicht standardmäßig aufgezeichnet werden sollen.

• Nur Videoaufzeichnungen von externen Meetings speichern
  Nutzen, wenn: Vor allem Kunden- oder externe Gespräche relevant sind.

• Nur Videoaufzeichnungen speichern, wenn ich Host bin
  Nutzen, wenn: Du persönlich über Aufzeichnungen entscheiden willst.

• Keine Videoaufzeichnungen speichern
  Nutzen, wenn: Deine Richtlinie Videoaufzeichnungen verbietet.

info

Bei allen Optionen erscheint zusätzlich die Einstellung
„Audioaufzeichnungen für alle Meetings weiterhin speichern“.
Deaktiviere diese Option, wenn auch keine Audioaufzeichnungen gespeichert werden sollen.

Rechtlicher Hinweis

Je nach Rechtslage und Unternehmensrichtlinie kann das Aufzeichnen von Meetings eine Einwilligung erfordern.
Stelle sicher, dass alle Teilnehmer informiert sind und zugestimmt haben.

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6. Automatisches Löschen einstellen

Definiere, wie lange Termine, Zusammenfassungen, Aufzeichnungen und andere Meeting-Daten gespeichert bleiben.

Aufbewahrungszeitraum auswählen

1. Öffne das Dropdown unter Automatisches Löschen.
2. Wähle den gewünschten Zeitraum (Niemals löschen, nach 2 Wochen, nach 3 Monaten, nach 1 Jahr, nach 2 Jahren).
3. Sally löscht automatisch alle Daten, die älter als der ausgewählte Zeitraum sind.

Beispiel

Wenn du Nach 3 Monaten auswählst, werden alle älteren Aufzeichnungen und Zusammenfassungen automatisch gelöscht.

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7. Interne Domain-Whitelist festlegen

Sally unterscheidet zwischen internen und externen Teilnehmern anhand deiner Internen Domain-Whitelist.

1. Scrolle in den Meetingassistent-Einstellungen zum Abschnitt „Whitelist für interne Meetings“ und klicke auf „+ Domain hinzufügen“.

Interne Domain-Whitelist öffnen

2. Gib deine Firmendomain ein (z. B. sally.io) und klicke auf Hinzufügen.

Interne Domain hinzufügen

info

E-Mail-Adressen, die zu einer Domain auf dieser Whitelist gehören, gelten als intern. Alle anderen Domains werden als extern behandelt.