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Meetings am Rechner mit dem Meeting Recorder aufnehmen

Der Meeting Recorder ist die Sally-App für Windows. Sie läuft im Hintergrund und merkt von selbst, wenn über deinen Rechner gesprochen wird. Danach fragt sie, ob Sally mitschreiben soll. Die Aufnahme landet anschließend automatisch in Sally und wird dort transkribiert und zusammengefasst. Sally sitzt dabei nicht als Bot im Meeting, aufgenommen wird direkt an deinem Rechner.

Gegenüber der Aufnahme im Browser hat das zwei Vorteile. Du musst keinen Tab offen halten. Außerdem brauchst du vor jeder Aufnahme keine Freigabe im Browser zu bestätigen. Damit eignet sich die App für alle, die häufig direkt am Rechner sprechen, sei es in einem Online-Meeting oder am Telefon.

Schnellnavigation

  1. App installieren und anmelden
  2. Aufnehmen
  3. Aufnahme hochladen
  4. Unterbrochene Aufnahme
  5. Konto und Einstellungen
  6. Häufige Fragen

1. App installieren und anmelden​

Den Download findest du in Sally selbst:

  1. Öffne in der Seitenleiste unter Aufnehmen den Punkt Im Browser aufnehmen.
Seitenleiste von Sally mit dem markierten Eintrag Im Browser aufnehmen
Abbildung 1: Der Download liegt auf der Seite zur Aufnahme im Browser
  1. Scrolle auf der Seite nach unten bis zum Abschnitt Öfter Meetings am Rechner? und klicke auf Für Windows herunterladen.
Abschnitt Öfter Meetings am Rechner mit dem Knopf Für Windows herunterladen
Abbildung 2: Für Windows herunterladen lädt die Installationsdatei
Hinweis beim ersten Start

Windows fragt beim ersten Start unter Umständen nach. Die App ist von der Aliru GmbH signiert, du kannst die Installation also bestätigen.

  1. Starte die App und melde dich mit deinem Sally-Konto an. Das geht über Apple, Google oder Microsoft, alternativ mit E-Mail-Adresse und Passwort.
Anmeldefenster des Sally Recorders mit Apple, Google, Microsoft und der Anmeldung per E-Mail
Abbildung 3: Ohne Anmeldung weiß die App nicht, in welches Konto die Aufnahme gehört

2. Aufnehmen​

Eine Aufnahme beginnt auf zwei Wegen: du startest sie selbst, oder Sally fragt nach, sobald sie ein Gespräch bemerkt.

2.1. Aufnahme selbst starten​

Öffne die App und klicke auf Aufnahme starten. Darüber siehst du unter Aufnahmequellen, was aufgenommen wird: dein Mikrofon für die eigene Stimme und der Computer-Ton für die Gegenseite. Steht hinter einer Quelle bereit, ist sie einsatzfähig.

Fenster des Meeting Recorders mit den Aufnahmequellen Mikrofon und Computer-Ton und dem Knopf Aufnahme starten
Abbildung 4: Beide Quellen stehen auf bereit, die Aufnahme kann beginnen
Zustimmung einholen

Die App weist selbst darauf hin: nach § 201 StGB brauchst du für einen Mitschnitt die Zustimmung aller Beteiligten. Sage also vorher Bescheid, dass Sally mitschreibt.

2.2. Sally fragt von selbst​

Läuft die App im Hintergrund, meldet sie sich, sobald über den Rechner gesprochen wird. Die Meldung Es wird gesprochen erscheint unten rechts und fragt, ob Sally mitschreiben soll. Mit Jetzt aufnehmen beginnt die Aufnahme, mit Nicht jetzt verschwindet die Meldung. Reagierst du nicht, schließt sie sich nach wenigen Sekunden von selbst.

Meldung Es wird gesprochen über einer laufenden Präsentation mit den Knöpfen Nicht jetzt und Jetzt aufnehmen
Abbildung 5: Sally bemerkt das Gespräch und fragt nach, ohne die Präsentation zu unterbrechen

2.3. Während der Aufnahme​

Während der Aufnahme zeigt das Fenster Nimmt auf, die laufende Zeit und einen Pegel für den Ton. Über die beiden Knöpfe pausierst du die Aufnahme oder beendest sie.

Aufnahmefenster mit laufender Zeit, Tonpegel, Pause und Stopp sowie dem markierten Link Auf kleine Leiste verkleinern
Abbildung 6: Auf kleine Leiste verkleinern schrumpft das Fenster auf einen Streifen

Damit das Fenster nicht im Weg steht, klickst du auf Auf kleine Leiste verkleinern. Übrig bleibt unten rechts ein schmaler Streifen mit Zeit, Pegel, Pause und Stopp. Über den Knopf ganz rechts wird das Fenster wieder größer.

Kleine Leiste des Meeting Recorders unten rechts am Bildrand über einer Präsentation
Abbildung 7: Die kleine Leiste bleibt sichtbar, verdeckt aber nichts

2.4. Ende des Meetings​

Wird es länger still, fragt die App von selbst nach: Das Meeting scheint beendet. Aufnahme stoppen und hochladen? So bleibt keine Aufnahme aus Versehen stundenlang laufen.

Aufnahmefenster mit der markierten Frage Das Meeting scheint beendet. Aufnahme stoppen und hochladen?
Abbildung 8: Nach längerer Stille schlägt die App vor, die Aufnahme zu beenden

3. Aufnahme hochladen​

Sobald du die Aufnahme beendest, fragt die App nach den Angaben für Sally.

3.1. Angaben zur Aufnahme​

Oben stehen Länge und Größe der Aufnahme. Darunter kannst du sie benennen und mit einem Termin verknüpfen, entweder über die Suche oder aus den Terminen von heute. Beides ist freiwillig, die Aufnahme geht auch ohne Termin hoch. Unter Erweiterte Einstellungen liegen vier Auswahllisten:

  • Sprache der Aufnahme, standardmäßig Automatisch erkennen
  • Sprechererkennungsmodus, entweder Automatisch oder Manuell. Bei Manuell gibst du ein, wie viele Personen gesprochen haben, eine Zahl von 1 bis 20
  • Meetingtemplate, das die Zusammenfassung steuert
  • Transkriptionsmodell
Formular zum Hochladen mit Name, Terminverknüpfung und den erweiterten Einstellungen
Abbildung 9: Name und Termin helfen später beim Wiederfinden, die erweiterten Einstellungen sind vorbelegt

Welches Meetingtemplate du wählst, entscheidet über den Aufbau der Zusammenfassung.

3.2. Hochladen​

Mit Hochladen geht die Aufnahme in dein Konto. Du musst nicht warten: mit Im Hintergrund weiterladen läuft der Upload weiter, während du am Rechner etwas anderes machst.

Fortschritt beim Hochladen mit dem Namen der Aufnahme und dem Link Im Hintergrund weiterladen
Abbildung 10: Über Im Hintergrund weiterladen läuft der Upload weiter

Ist die Aufnahme angekommen, meldet die App Aufnahme ist in Sally. Transkription und Zusammenfassung laufen dann dort. Über In Sally öffnen springst du direkt zur Aufzeichnung, mit Weitere Aufnahme beginnst du die nächste.

Bestätigung Aufnahme ist in Sally mit den Knöpfen In Sally öffnen und Weitere Aufnahme
Abbildung 11: Ab hier übernimmt Sally die Transkription und die Zusammenfassung

3.3. Aufnahme verwerfen​

Willst du eine Aufnahme nicht behalten, klickst du auf Aufnahme verwerfen. Die App fragt vorher nach, weil die Datei nur auf diesem Gerät liegt und danach unwiderruflich gelöscht ist. Zurückholen lässt sie sich nicht.

Rückfrage Aufnahme verwerfen mit dem Hinweis, dass die Aufnahme nur auf diesem Gerät liegt
Abbildung 12: Verwerfen lässt sich nicht rückgängig machen

4. Unterbrochene Aufnahme​

Bricht eine Aufnahme ab, weil der Rechner ausgeht oder die App geschlossen wird, ist sie nicht verloren. Beim nächsten Start taucht oben im Fenster ein Feld auf, das die unterbrochene Aufnahme mit ihrer Länge zeigt. Du hast drei Möglichkeiten: mit Fortsetzen nimmst du weiter auf, mit Hochladen schickst du das Bisherige nach Sally und mit Aufnahme verwerfen löschst du sie.

Hinweis auf eine unterbrochene Aufnahme mit den Möglichkeiten Fortsetzen, Hochladen und Aufnahme verwerfen
Abbildung 13: Eine abgebrochene Aufnahme wartet auf dem Gerät, bis du entscheidest

5. Konto und Einstellungen​

Oben rechts steht, in welchem Konto und in welchem Unternehmenskonto du arbeitest. Ein Klick darauf öffnet das Menü mit Einstellungen, Konto in Sally öffnen und Abmelden. Arbeitest du in mehreren Unternehmenskonten, wechselst du hier zwischen ihnen.

Geöffnetes Kontomenü der App mit Unternehmenskonto, Einstellungen, Konto in Sally öffnen und Abmelden
Abbildung 14: Über das Kontomenü kommst du zu den Einstellungen der App

Mit Einstellungen öffnest du die Einstellungen der App. Sie gelten nur auf diesem Gerät, nicht für dein Konto. Es gibt drei Schalter und zwei weitere Bereiche:

  • Mit Windows starten: Sally läuft ab dem Anmelden im Hintergrund.
  • Meetings erkennen: die App fragt, sobald über den Rechner gesprochen wird. Ist der Schalter aus, fragt Sally nicht mehr von selbst nach, ob sie aufnehmen soll.
  • Computer-Ton aufnehmen: die Gegenseite wird mit aufgenommen, nicht nur dein Mikrofon.
  • Wartende Aufnahmen: bestand beim Beenden keine Verbindung, lädt Sally automatisch nach, sobald wieder eine besteht. Jetzt erneut versuchen stößt es sofort an.
  • Aktualisierung: hier steht die installierte Fassung. Nach Updates suchen prüft auf eine neue.
Einstellungen der App mit Mit Windows starten, Meetings erkennen, Computer-Ton aufnehmen, wartenden Aufnahmen und der Aktualisierung
Abbildung 15: Die Einstellungen der App gelten pro Gerät

6. Häufige Fragen​

6.1. Verhältnis zur Aufnahme im Browser​

Beide Wege führen zum selben Ergebnis, eine Aufzeichnung in Sally. Die App nimmt dir zwei Schritte ab. Du brauchst keinen offenen Tab, die Freigabe im Browser entfällt ebenfalls. Dafür läuft sie nur auf Windows. Für einzelne Gespräche genügt die Aufnahme im Browser.

6.2. Aufnahme ohne Verbindung​

Die Aufnahme liegt zunächst auf dem Gerät. Fehlt beim Beenden die Verbindung, wartet sie dort und Sally lädt sie automatisch nach, sobald wieder eine besteht. In den Einstellungen siehst du, wie viele Aufnahmen noch warten.

6.3. Wo die Aufnahme ankommt​

In dem Konto und Unternehmenskonto, die oben rechts in der App stehen. Nach dem Upload findest du sie unter Aufzeichnungen, genau wie eine Aufnahme aus dem Browser oder einen Datei-Upload.

6.4. Weg vom Administrator gesperrt​

Owner und Admins können einzelne Aufnahme-Wege für das ganze Unternehmenskonto abschalten, darunter auch die Meeting Recorder App. Ist der Weg gesperrt, nimmt die App für dieses Konto nicht mehr auf. Welche Wege offenstehen, steht in den Aufnahmequellen.