Wie verbindest du Sally AI mit Zapier?
Um Sally mit Zapier zu verbinden, nutzt du einen Webhook. Sally schickt damit die Ergebnisse eines Meetings automatisch an eine Adresse deiner Wahl. Dein Zap arbeitet von dort aus weiter.
Der Ablauf hat zwei Teile. In Zapier legst du einen Zap mit dem Trigger Catch Hook an und kopierst die Webhook-URL, in Sally richtest du den Webhook mit dieser Adresse ein. Wenn du mit Webhooks noch nicht gearbeitet hast, lies vorher den Webhook-Guide, dort steht ausführlich, was ein Webhook ist und welche Felder er mitbringt.
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1. Wie erstellst du einen eigenen Zap?
1.1. Catch Hook in Zapier anlegen
Zuerst brauchst du in Zapier einen Zap, der auf eingehende Daten wartet. Dieser Trigger ist der Eingang für alles, was Sally später sendet.
Der Trigger Catch Hook gehört zu Webhooks by Zapier. Das führt Zapier als Premium-App. Laut Zapiers Hilfe ist er im kostenlosen Tarif nicht enthalten, sondern erst ab Professional, dazu während der kostenlosen Testphase.
- Lege in Zapier einen neuen Zap an und gib ihm einen Namen.
- Klicke im Zap-Editor auf den Schritt Trigger und suche nach Webhooks by Zapier. Wähle darunter im Feld Event den Eintrag Catch Hook und bestätige mit Continue.
- Öffne im Trigger den Abschnitt Test. Unter Your webhook URL steht die Adresse, die Zapier für diesen Zap erzeugt hat. Klicke auf Copy, an diese Adresse schickt Sally später die Ergebnisse.
- Baue anschließend die weiteren Schritte deines Zaps, beispielsweise eine Nachricht in Slack oder einen Eintrag in deinem CRM.
Solange der Zap oben links als draft steht und der Schalter oben rechts auf Off liegt, läuft er nicht dauerhaft. Veröffentliche den Zap über Publish und schalte ihn ein, sonst kommen die Daten von Sally nicht in deinem Zap an.
1.2. Den Webhook in Sally konfigurieren
Jetzt trägst du die kopierte Adresse in Sally ein.
- Öffne in Sally die Einstellungen unten links in der Seitenleiste.
- Wähle unter Konfiguration den Punkt Integrationen und dort den Reiter Webhooks. Klicke unter Webhooks (Persönlich) auf Webhook anlegen.
Webhooks (Persönlich) feuern nach der Zusammenfassung deiner eigenen Meetings. Webhooks (Unternehmen) gelten für das ganze Unternehmenskonto und werden von Administratoren verwaltet. Für einen eigenen Zap nimmst du den persönlichen Bereich.
- Fülle im Dialog Webhook anlegen den oberen Teil aus: Name, optional eine Beschreibung, den Trigger, die Sprache, unter Webhook-URL die Adresse aus Zapier und die Authentifizierung.
- Scrolle im Dialog nach unten. Unter Body-Inhalte legst du fest, was Sally mitsendet. Unter Optionen bestimmst du, wann der Webhook feuert. Klicke dann auf Anlegen.
Die folgende Tabelle erklärt jedes Feld des Dialogs.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Name | Pflicht. Anzeigename des Webhooks. Wähle etwas, das du später wiedererkennst, beispielsweise „CRM-Eintrag via Zapier". |
| Beschreibung | Optional. Notiz, wofür der Webhook ausgelöst wird. Hilft, wenn mehrere Webhooks nebeneinander laufen. |
| Trigger | Pflicht. Bestimmt, wann Sally sendet. Automatisch nach jeder Zusammenfassung führt den Webhook nach jeder Transkription aus, also nach einem Video- oder Audio-Upload und nach einem Meeting, an dem Sally teilgenommen hat. |
| Für alle Sprachen auslösen | Eingeschaltet feuert der Webhook unabhängig davon, in welcher Sprache die Zusammenfassung erstellt wurde. |
| Webhook-URL | Pflicht. Die Adresse, die du in Zapier kopiert hast. |
| Authentifizierung | Legt fest, wie sich Sally beim Zielsystem anmeldet. Für einen Catch Hook genügt Keine, weil die Adresse selbst nicht öffentlich ist. Welche weiteren Methoden es gibt, steht im Webhook-Guide. |
| Custom Headers (optional) | Über Header hinzufügen ergänzt du eigene Header, beispielsweise einen API-Key. Für einen Zap brauchst du das normalerweise nicht. |
| Body-Inhalte | Bestimmt, welche Felder im POST-Body landen: Zusammenfassung, Sektionsinhalte, Einwände, Gesprächsziele und Transkript. Nur eingeschaltete Felder werden bei jedem Auslösen mitgeschickt. Je weniger du sendest, desto kleiner und schneller ist die Anfrage. |
| Vorschau und Beispiel-Body kopieren | Zeigt den Body mit den gewählten Schaltern und kopiert ihn in die Zwischenablage. Praktisch, um den Zap ohne echtes Meeting zu testen. |
| Bei Re-Summarization erneut auslösen | Ausgeschaltet feuert der Webhook nur beim ersten Mal. Eingeschaltet sendet Sally auch dann, wenn eine Zusammenfassung neu erzeugt wird. |
| Webhook aktiv | Schaltet den Webhook ein. Ausgeschaltet bleibt er stehen, ohne dass du ihn löschen musst. |
Ab jetzt schickt Sally die gewählten Inhalte an deinen Zap, sobald der Trigger greift.
Zapier lernt die Felder aus der ersten echten Anfrage. Kopiere im Sally-Dialog über Beispiel-Body kopieren den Body und schicke ihn an die Adresse, oder löse in Zapier Test trigger aus, nachdem Sally einmal gesendet hat. Danach kannst du die Felder in den folgenden Schritten des Zaps auswählen.
In der Liste steht hinter jedem Webhook seine Body-Version. Neue Webhooks legt Sally in der aktuellen Version an, ältere sind als Veraltet oder Läuft aus markiert. Läuft bei dir noch ein alter Webhook, lege ihn mit denselben Einstellungen neu an. Die Version bestimmt den Aufbau des Bodys, nach dem Neuanlegen kommt also womöglich ein anderer Body an. Prüfe danach im Zap, ob deine Schritte noch mit den Feldern arbeiten, die tatsächlich ankommen.
2. Wie überprüfst du die Webhook-Aktivitäten im Log?
Zum Schluss prüfst du, ob Sally wirklich sendet. Sally protokolliert jede Auslösung, du siehst also, was an Zapier geschickt wurde und wie Zapier geantwortet hat.
- Gehe in den Reiter Webhooks und klicke bei deinem Webhook auf das Dokument-Symbol.
Sobald der Trigger gegriffen hat, stehen im Log die Einträge. Jeder Eintrag zeigt:
- Ausführungszeit: wann Sally gesendet hat.
- Endpunkt: die Webhook-URL aus Zapier.
- HTTP-Status: die Antwort von Zapier, beispielsweise
200 OK.
Über Details siehst du die gesendete Anfrage samt Body.
2.1. Was bedeuten die HTTP-Statuscodes?
Der Status kommt von Zapier, nicht von Sally. Er sagt dir also, ob die Anfrage angekommen ist und wo du bei einem Fehler suchen musst.
| Status | Bedeutung | Was du tun kannst |
|---|---|---|
| 200 OK, 204 No Content | Zapier hat die Anfrage angenommen. | Nichts, die Verbindung funktioniert. Passiert im Zap trotzdem nichts, ist er meist nicht veröffentlicht oder ausgeschaltet. |
| 400 Bad Request | Zapier versteht den Body nicht. | Sieh dir den Beispiel-Body aus Sally an und prüfe, ob der Catch Hook noch derselbe ist. |
| 401 Unauthorized, 403 Forbidden | Zapier weist die Anfrage ab. | Prüfe Authentifizierung und Custom Headers im Sally-Webhook. Für einen Catch Hook braucht es beides nicht. |
| 404 Not Found, 410 Gone | Die Adresse antwortet nicht mehr, beispielsweise weil der Zap gelöscht oder der Trigger neu erzeugt wurde. | Adresse in Zapier erneut kopieren und im Webhook eintragen. |
| 429 Too Many Requests | Es kommen zu viele Anfragen in kurzer Zeit, oder das Aufgabenlimit deines Zapier-Tarifs ist erreicht. | Sende weniger Inhalte oder prüfe die Nutzung in deinem Zapier-Konto. |
| 500, 502, 503, 504 | Zapier war nicht erreichbar oder der Zap ist mit einem Fehler abgebrochen. | Später erneut auslösen und in Zapier die Zap history prüfen. |
Wenn in Zapier nichts ankommt, prüfe zuerst das Log in Sally. Steht dort kein Eintrag, hat der Trigger nicht gegriffen, dann liegt es an Sally. Steht ein Eintrag mit 200 OK und im Zap passiert nichts, liegt es am Zap selbst, also an der Veröffentlichung, am Schalter oder an einem Fehler in einem der folgenden Schritte.