So baust du Sektionen und nutzt die Sektionsbibliothek

Sektionen sind die Bausteine eines Templates. Jede wird zu einer Überschrift in deiner Zusammenfassung. Ihr Prompt ist die Anweisung, an die sich Sally beim Schreiben hält. Dort entscheidest du, ob eine Sektion ein kurzer Überblick bleibt oder ins Detail geht.

Dieser Artikel geht alles durch, was eine Sektion kann: welche Arten es gibt, auch Tabellen, Folgetermine und Mail-Entwürfe, wie du einen guten Prompt schreibst, wie du den Titel in andere Sprachen übersetzt, was die Ausgabe-Einstellungen ändern und wie du eine Sektion über die Bibliothek in allen Templates wiederverwendest, statt sie jedes Mal neu zu schreiben.

Schnellnavigation

1. Arten von Sektionen
2. Titel und Prompt
3. Ausgabe-Einstellungen
4. Tabelle, Folgetermin und E-Mail
   1. Tabelle
   2. Folgetermin
   3. E-Mail
5. Sektionsbibliothek

1. Arten von Sektionen

Sektionen bearbeitest du immer in einem Entwurf. Der Weg dorthin, vom Kalender bis zur Auswahl der Sektionsarten:

1. Öffne die Einstellungen unten in der linken Seitenleiste.

Abbildung 1: Einstellungen öffnen

2. Klicke in der Seitenleiste der Einstellungen unter Konfiguration auf Meetingtemplates.

Abbildung 2: Meetingtemplates in der Seitenleiste der Einstellungen

3. Klicke auf die Karte des Templates, das du bearbeiten willst.

Abbildung 3: Ein Klick auf die Karte öffnet das Template

4. Klicke im Hinweis oben auf Entwurfsversion erstellen und bestätige die Versionsnummer. Wie das im Einzelnen läuft, steht in Neue Version anlegen. Wenn du gerade ein eigenes Template erstellst, bist du automatisch im Entwurf und kannst diesen Schritt überspringen.

Abbildung 4: Sektionen änderst du nur im Entwurf

5. Klicke unter der Sektionsliste auf Sektion hinzufügen. Rechts öffnet sich der Bereich mit der Auswahl, und der Reiter Standard teilt sie in zwei Gruppen.

Abbildung 5: Oben die Sektionen mit freiem Ergebnis, darunter die mit festem Ergebnis

Freies Ergebnis

• Eigene Liste erzeugt eine Liste, ein Eintrag pro Punkt, jeweils mit kurzer Bezeichnung und Erklärung.
• Freitext erzeugt Fließtext.

Festes Ergebnis

• Zusammenfassung schreibt einen kurzen Überblick über das ganze Meeting.
• Aufgaben zieht die Aufgaben heraus, mit Verantwortlichen und Fälligkeiten, wenn sie genannt wurden.
• Themen listet auf, was besprochen wurde, in der Reihenfolge, in der es zur Sprache kam.
• Entscheidungen hält fest, was tatsächlich beschlossen wurde.
• Tabelle füllt eine Tabelle mit Spalten, die du festlegst, zum Beispiel offene Punkte mit Verantwortlichen und Frist.
• Folgetermin hält einen vereinbarten Folgetermin fest, den du als Termin anlegen oder als Kalenderdatei herunterladen kannst.
• E-Mail entwirft eine Nachfass-Mail. Verschickt wird nichts.

Alle Sektionen mit festem Ergebnis außer der Tabelle bringen bereits einen Prompt mit, den du anpassen kannst. Wie Tabelle, Folgetermin und E-Mail im Einzelnen funktionieren, erklärt Tabelle, Folgetermin und E-Mail.

6. Klicke rechts neben einem Eintrag auf das kleine Info-Symbol, wenn du wissen willst, was die Sektion genau macht.

Abbildung 6: Jede Sektionsart hat ein Info-Symbol

7. Es öffnet sich eine Erklärung mit Was sie macht und einem kleinen Beispiel im Meeting, damit du das Ergebnis siehst, bevor du dich entscheidest. Schließe sie oben rechts über das Kreuz.

Abbildung 7: Die Erklärung zeigt, was die Sektion produziert

2. Titel und Prompt

Der Titel und der Prompt sind die beiden Dinge, die eine Sektion ausmachen. Beides stellst du in den Einstellungen der Sektion ein, also in dem Bereich, der rechts aufgeht, wenn du eine Sektion öffnest.

1. Klicke in der Sektionsliste auf das Stift-Symbol der Sektion. Rechts öffnet sich ihr Bereich.

2. Trage oben den Titel ein. Er wird zur Überschrift in deiner Zusammenfassung, halte ihn also kurz und wiedererkennbar, eher Blocker als Dinge, die uns gerade aufhalten.

Abbildung 8: Der Titel wird zur Überschrift in der Zusammenfassung

3. Klicke rechts neben dem Titelfeld auf das Übersetzungssymbol, wenn deine Meetings in mehreren Sprachen laufen.

Abbildung 9: Das Symbol neben dem Titelfeld öffnet die Übersetzungen

4. Im Fenster Übersetzungen steht oben dein Originaltitel. Über Sprache hinzufügen legst du für jede weitere Sprache einen eigenen Titel fest. Übersetzt wird nur der Titel, nicht der Inhalt: Läuft eine Zusammenfassung in einer der hinterlegten Sprachen, nimmt Sally den passenden Titel, für jede andere Sprache bleibt es beim Originaltitel. Klicke danach auf Speichern.

Abbildung 10: Für jede Sprache ein eigener Titel, der Inhalt bleibt in der Sprache des Meetings

5. Beschreibe unter Prompt, was in der Sektion stehen soll. Schreibe es so, wie du es einem neuen Kollegen erklären würdest: was hineingehört, was weggelassen werden soll und wie ausführlich es sein darf. Der Prompt braucht mindestens 50 Zeichen. Der Zähler unter dem Feld sagt dir, wo du stehst. Die Pfeile über dem Feld nehmen deine letzten Änderungen zurück oder stellen sie wieder her.

Ein Prompt, der funktioniert

Nenne den Inhalt, die Struktur und die Grenze. Zum Beispiel: „Liste jeden Blocker auf, der genannt wurde. Nenne zu jedem, worum es geht, wer betroffen ist und was zur Lösung gebraucht wird. Lass Klagen ohne konkreten Blocker weg." Der letzte Satz ist der, der die Sektion sauber hält.

Die Prompthilfe ist für zwei Fälle da: Du willst nicht bei null anfangen, oder dein Prompt steht schon und Sally AI soll ihn für dich umformulieren.

6. Klicke über dem Prompt-Feld auf Prompthilfe.

Abbildung 11: Die Prompthilfe liegt direkt über dem Prompt-Feld

7. Das Menü zeigt dir zwei Wege, Vorlage verwenden und Mit Sally AI optimieren.

Abbildung 12: Zwei Wege zu einem Prompt

Vorlage verwenden öffnet eine Sammlung fertiger Prompts, sortiert nach Bereich: Vertrieb, Personalwesen, Management, Marketing, Produkt und Entwicklung, Projektmanagement. Eine Auswahl ersetzt den bisherigen Prompt der Sektion, nutze sie also als Startpunkt und nicht als Ergänzung.

Abbildung 13: Fertige Prompts für häufige Meeting-Zwecke

Mit Sally AI optimieren schreibt deinen vorhandenen Prompt für dich um. Du sagst, was sich ändern soll, zum Beispiel strukturierter machen, kürzer oder eine konkrete Beispiel-Antwort ergänzen. Sally schlägt dir dann eine neue Fassung vor.

Abbildung 14: Du sagst, was sich ändern soll, Sally schreibt den Prompt um

8. Klicke neben der Prompthilfe auf Variablen anzeigen. Das listet die Platzhalter auf, die du in den Prompt setzen kannst: Besprechungsdatum, Besprechungsthema, Unternehmensprofilname und Unternehmensprofilbeschreibung. Ein Klick setzt den Platzhalter als kleinen Baustein in den Prompt, den Sally für jedes Meeting passend füllt.

Abbildung 15: Variablen bringen die Daten des Meetings in den Prompt

Prompts am besten auf Englisch

Wir empfehlen, Prompts auf Englisch zu schreiben. Die KI setzt englische Anweisungen präziser um. Auf die Sprache deiner Zusammenfassung hat das keinen Einfluss: Den Inhalt schreibt Sally weiterhin in der Sprache des Meetings, und der Titel der Sektion bleibt genau so, wie du ihn eingetragen hast.

3. Ausgabe-Einstellungen

Scrolle im Bereich der Sektion nach unten. Dort bestimmt Ausgabe, wie das Ergebnis aussieht.

Abbildung 16: Drei Einstellungen prägen die fertige Sektion

• Detailgrad wechselt zwischen Kurz, Mittel und Lang. Kurz passt für einen Überblick, den jemand nur überfliegt, lang für eine Sektion, die als Protokoll dienen soll.
• Zeitstempel erstellen ergänzt die Stelle in der Aufnahme, aus der eine Aussage stammt, sodass du direkt dorthin springen kannst.
• Ausgabeformat erzeugt entweder HTML oder Markdown. HTML ist die richtige Wahl für die Zusammenfassung in Sally. Markdown passt, wenn du den Text an ein anderes Werkzeug weitergibst.

Die Sektion Aufgaben hat einen zusätzlichen Bereich. Verantwortliche erkennen lässt Sally jede Aufgabe einem Teilnehmer zuordnen. Fälligkeit ableiten macht aus Formulierungen wie bis nächsten Freitag ein echtes Datum.

Abbildung 17: Nur die Aufgaben-Sektion hat die Aufgaben-Erkennung

4. Tabelle, Folgetermin und E-Mail

Die meisten Sektionen liefern Text. Tabelle, Folgetermin und E-Mail liefern dagegen strukturierte Ergebnisse, mit denen du direkt weiterarbeitest: eine Tabelle mit Spalten, die in jedem Meeting gleich sind, einen vereinbarten Folgetermin, der mit einem Klick zum Termin oder zur Kalenderdatei wird, und eine Nachfass-Mail, die als fertiger Entwurf bereitliegt.

Du fügst sie wie jede andere Sektion über Sektion hinzufügen in der Gruppe Festes Ergebnis hinzu, siehe Arten von Sektionen. Folgetermin und E-Mail bringen einen fertigen Prompt mit, den du übernehmen oder anpassen kannst. Bei der Tabelle schreibst du den Prompt selbst, denn nur du weißt, welche Zeilen in deine Tabelle gehören.

4.1 Tabelle

Eine Tabelle eignet sich für alles, was sich in Zeilen und Spalten fassen lässt: offene Punkte mit Verantwortlichen und Fristen, Angebote verschiedener Anbieter, Anforderungen mit Priorität.

4.1.1 Prompt der Tabelle

Beschreibe unter Prompt, was eine Zeile ist und was nicht in die Tabelle gehört. Zum Beispiel: „Eine Zeile je offenem Punkt, der besprochen wurde. Punkte, die nur nebenbei erwähnt wurden, gehören nicht in die Tabelle.“ Der Prompt braucht mindestens 50 Zeichen.

4.1.2 Variante

Unter Tabelle wählst du bei Variante, wer die Spalten bestimmt:

• Ich lege die Spalten fest: Du gibst die Spalten vor, und sie sind in jedem Meeting identisch. Der Prompt bestimmt nur, was in den Zellen steht. Integrationen bekommen eine echte Tabelle. Das ist die richtige Wahl, wenn du Ergebnisse über viele Meetings hinweg vergleichen oder weiterverarbeiten willst.
• Sally wählt die Spalten: Sally leitet die Spalten aus deinem Prompt ab. Sie können sich deshalb von Meeting zu Meeting unterscheiden. Für Integrationen bleibt die Tabelle dann ein Textblock.

4.1.3 Spalten

Bei Ich lege die Spalten fest legst du unter Spalten jede Spalte mit Namen und Typ an. Spalte hinzufügen ergänzt eine weitere, das Kreuz rechts entfernt sie.

Abbildung 18: Jede Spalte hat einen Namen und einen Typ

Der Typ legt fest, wie Sally den Wert erfasst und wie er in der Zusammenfassung angezeigt wird. Es gibt sieben Typen:

Typ	Geeignet für
Text	Beschreibungen, Ergebnisse, Themen
Zahl	Mengen, Stückzahlen, Laufzeiten
Währung	Preise, Budgets, Angebotssummen
Prozent	Rabatte, Fortschritt, Anteile
Datum	Fristen, Liefertermine
Ja/Nein	Erledigt, freigegeben, zugesagt
Person	Verantwortliche, Ansprechpartner

Abbildung 19: Sieben Spaltentypen stehen zur Wahl

Bei einer Spalte vom Typ Person legst du unter Verknüpfung zusätzlich fest, was eingetragen werden darf: Konto oder Text, Nur mit Konto oder Nur Text. Mit Konto verknüpft Sally die Person mit einem Mitglied deines Unternehmenskontos.

Sally verwirft nichts

Passt ein Wert nicht zum Typ, etwa „ca. 12.000, je nach Menge“ in einer Währungsspalte, bleibt er stehen und wird als Text angezeigt. So geht nichts verloren, was im Gespräch gesagt wurde.

4.1.4 Die Tabelle in der Zusammenfassung

In der Zusammenfassung erscheint die Tabelle mit deinen Spalten. Personen stehen als kleine Chips in der Zelle, Datumswerte wählst du über einen Kalender. Jede Zelle lässt sich direkt bearbeiten. Über Zeile hinzufügen und Spalte hinzufügen unter der Tabelle ergänzt du, was fehlt, und einzelne Zeilen oder Spalten entfernst du wieder.

Über die Symbole oben rechts in der Sektion kopierst du die Tabelle, lädst sie über Abschnitt herunterladen einzeln als PDF, DOCX, TXT, MD oder ODT herunter, übergibst sie an eine Integration oder löschst sie. In PDF, Word und ODT steht sie als echte Tabelle und nicht als Text. Läuft sie über mehrere Seiten, wiederholt sich die Kopfzeile mit den Spaltennamen auf jeder Seite, sodass jeder Wert seine Spaltenbeschriftung behält.

Abbildung 20: Die fertige Tabelle in der Zusammenfassung

4.2 Folgetermin

Die Sektion Folgetermin prüft, ob im Meeting ein weiterer Termin vereinbart wurde, und hält ihn fest: den Anlass, Beginn und Ende unter Wann, die Teilnehmer, optionale Teilnehmer und eine kurze Beschreibung. Sally nimmt nur einen Termin auf, der wirklich vereinbart wurde, nicht einen, der nur kurz im Raum stand.

Alle Angaben lassen sich direkt in der Sektion ändern, zum Beispiel wenn sich die Uhrzeit nach dem Meeting noch verschoben hat. Wurde kein Termin vereinbart, steht dort Für diese Sektion wurde nichts erkannt. Über Folgetermin anlegen trägst du ihn dann selbst ein.

Mit den beiden Kalender-Symbolen oben rechts machst du daraus einen echten Termin:

• Termin anlegen öffnet den Dialog Neuen Termin anlegen, bereits ausgefüllt mit Titel, Zeit, Teilnehmern und Beschreibung. Mit Termin erstellen legst du ihn an. Der Termin entsteht in Sally, dein Outlook- oder Google-Kalender wird dabei nicht verändert.
• Kalenderdatei lädt den Termin als .ics herunter. Die Datei öffnest du in Outlook, Google Kalender oder jedem anderen Kalender, um den Termin dort einzutragen und Einladungen zu verschicken.

Abbildung 21: Der Folgetermin mit den Symbolen für Termin und Kalenderdatei

4.3 E-Mail

Die Sektion E-Mail entwirft eine Nachfass-Mail zum Meeting: mit Empfängern in An und CC, einem Betreff und einem Text, der zusammenfasst, was vereinbart wurde und wie es weitergeht. Den Ton übernimmt Sally aus dem Gespräch. Es wird nichts verschickt. Du entscheidest, ob und wann die Mail rausgeht.

Empfänger, Betreff und Text kannst du direkt in der Sektion ändern. Neben An und CC fügt ein Symbol alle Teilnehmer des Meetings auf einmal hinzu, ein zweites entfernt alle Empfänger wieder.

So bringst du den Entwurf in dein Mailprogramm:

• Das Brief-Symbol, das erste der Symbole oben rechts, öffnet einen neuen Entwurf mit Empfängern, Betreff und Text in deinem Standard-Mailprogramm.
• Als Datei daneben lädt den Entwurf als .eml herunter. Die Datei öffnest du in Outlook, Apple Mail, Thunderbird und den meisten anderen Mailprogrammen.

Abbildung 22: Der Entwurf der Nachfass-Mail mit den Symbolen für Mailprogramm und Datei

4.4 Gut zu wissen

• Ältere Zusammenfassungen bleiben lesbar. Eine Tabelle speichert ihre Spalten mit. Änderst du später die Spalten im Template, sehen bereits erstellte Zusammenfassungen weiterhin so aus wie vorher.
• Integrationen wie Trello übernehmen die Sektionen mit ihrer Struktur, eine Tabelle mit festen Spalten also als echte Tabelle. Wie du Inhalte an andere Tools übergibst, steht unter Integrationen.
• Ausprobieren, bevor es live geht: Über den Reiter Vorschau im Entwurf testest du das Template an einer deiner Aufnahmen, siehe Template erstellen.

5. Sektionsbibliothek

Wenn du dieselbe Sektion in mehreren Templates brauchst, lege sie einmal in die Sektionsbibliothek. Danach fügst du sie ein, statt sie neu zu schreiben. In die Bibliothek kommt ein Eintrag auf zwei Wegen.

Aus einer Sektion, die du schon hast

1. Öffne die Sektion in einem Entwurf über ihr Stift-Symbol, so wie in Titel und Prompt beschrieben, und klicke oben rechts in ihrem Bereich auf das Symbol In Bibliothek speichern.

Abbildung 23: Eine vorhandene Sektion übernimmst du direkt in die Bibliothek

Komplett neu

1. Öffne die Einstellungen unten links, klicke unter Konfiguration auf Meetingtemplates und wechsle oben auf den Reiter Sektionsbibliothek.

Abbildung 24: Der Reiter Sektionsbibliothek liegt neben den Meetingtemplates

2. Klicke rechts auf Sektion erstellen.

Abbildung 25: Sektion erstellen legt einen neuen Bibliothekseintrag an

3. Der Dialog fragt dasselbe wie bei einer Sektion im Template, also Titel, Typ, Prompt und Ausgabe, dazu eine Sichtbarkeit. Ein persönlicher Eintrag bleibt bei dir, ein Team- oder Unternehmenseintrag steht auch deinen Kollegen zur Verfügung. Wenn du alles ausgefüllt hast, klicke unten rechts auf Erstellen.

Abbildung 26: Ein Bibliothekseintrag hat seine eigene Sichtbarkeit

4. Der Eintrag steht danach in der Tabelle, mit Typ und Sichtbarkeit. Die Symbole rechts in der Zeile bearbeiten oder löschen ihn.

Abbildung 27: Alle Bibliothekseinträge in einer Liste

Einen Eintrag in ein Template einfügen

Wenn du eine Sektion aus der Bibliothek in der Praxis nutzen willst, baust du sie in ein Template ein. Auch das passiert in einem Entwurf.

1. Wechsle oben auf den Reiter Meetingtemplates und klicke auf die Karte des Templates, in das die Sektion soll.

Abbildung 28: Ein Klick auf die Karte öffnet das Template

2. Ist das Template veröffentlicht, klicke im Hinweis oben auf Entwurfsversion erstellen, wie in Arten von Sektionen gezeigt. Klicke danach unter der Sektionsliste auf Sektion hinzufügen und wechsle im Bereich rechts oben auf den Reiter Bibliothek.

Abbildung 29: Der Reiter Bibliothek liegt neben dem Reiter Standard

3. Klicke auf den Eintrag, den du einfügen willst.

Abbildung 30: Im Reiter Bibliothek liegen deine wiederverwendbaren Sektionen

4. Die Sektion erscheint mit dem Vermerk Bibliothek unten in der Liste. Hat das Template schon eine Sektion derselben Art, hängt Sally eine Nummer an den Titel. Klicke oben rechts auf Speichern und veröffentliche den Entwurf, wenn die Sektion in echten Meetings gelten soll.

Abbildung 31: Die eingefügte Sektion trägt den Vermerk Bibliothek

Im Template ist diese Sektion schreibgeschützt. Ihr Stift-Symbol ist ausgegraut, und ein Hinweis sagt dir, dass sie aus der Bibliothek übernommen wurde. Genau das ist der Sinn: Du pflegst den Text an einer Stelle statt in fünf Templates. Ändern kannst du ihn im Reiter Sektionsbibliothek, indem du den Eintrag dort bearbeitest.

Löschen lässt deine Templates in Ruhe

Löschst du einen Bibliothekseintrag, verschwindet er aus der Bibliothek. Die bereits eingefügten Sektionen bleiben in deinen Templates unverändert und arbeiten weiter.