So baust du Sektionen und nutzt die Sektionsbibliothek

Sektionen sind die Bausteine eines Templates. Jede wird zu einer Überschrift in deiner Zusammenfassung. Ihr Prompt ist die Anweisung, an die sich Sally beim Schreiben hält. Dort entscheidest du, ob eine Sektion ein kurzer Überblick bleibt oder ins Detail geht.

Dieser Artikel geht alles durch, was eine Sektion kann: welche Arten es gibt, auch Tabellen, Folgetermine und Mail-Entwürfe, wie du einen guten Prompt schreibst, auf welche Daten Sally dabei zugreift, wie du den Titel in andere Sprachen übersetzt, was die Ausgabe-Einstellungen ändern, auch bei Smalltalk, privaten Themen und Sektionen, die intern bleiben, und wie du eine Sektion über die Bibliothek in allen Templates wiederverwendest, statt sie jedes Mal neu zu schreiben.

Schnellnavigation

1. Arten von Sektionen
2. Titel und Prompt
3. Was Sally beim Erzeugen kennt
   1. Was Sally kennt
   2. Was Sally nicht kennt
   3. Tipps für deine Prompts
4. Ausgabe-Einstellungen
   1. Smalltalk und private Themen
   2. Unternehmenskontointerner Abschnitt
5. Tabelle, Folgetermin und E-Mail
   1. Tabelle
   2. Folgetermin
   3. E-Mail
6. Sektionsbibliothek

1. Arten von Sektionen

Sektionen bearbeitest du direkt im Template. Sally speichert jede Änderung automatisch, live geht sie erst, wenn du veröffentlichst, siehe Template bearbeiten und veröffentlichen. Der Weg dorthin, vom Kalender bis zur Auswahl der Sektionsarten:

1. Öffne die Einstellungen unten in der linken Seitenleiste.

Abbildung 1: Einstellungen öffnen

2. Klicke in der Seitenleiste der Einstellungen unter Konfiguration auf Meetingtemplates.

Abbildung 2: Meetingtemplates in der Seitenleiste der Einstellungen

3. Klicke auf die Karte des Templates, das du bearbeiten willst.

Abbildung 3: Ein Klick auf die Karte öffnet das Template

4. Klicke unter der Sektionsliste auf Sektion hinzufügen. Rechts öffnet sich der Bereich mit der Auswahl, und der Reiter Standard teilt sie in zwei Gruppen.

Abbildung 4: Oben die Sektionen mit freiem Ergebnis, darunter die mit festem Ergebnis

Freies Ergebnis

• Eigene Liste erzeugt eine Liste, ein Eintrag pro Punkt, jeweils mit kurzer Bezeichnung und Erklärung.
• Freitext erzeugt Fließtext.

Festes Ergebnis

• Zusammenfassung schreibt einen kurzen Überblick über das ganze Meeting.
• Aufgaben zieht die Aufgaben heraus, mit Verantwortlichen und Fälligkeiten, wenn sie genannt wurden.
• Themen listet auf, was besprochen wurde, in der Reihenfolge, in der es zur Sprache kam.
• Entscheidungen hält fest, was tatsächlich beschlossen wurde.
• Tabelle füllt eine Tabelle mit Spalten, die du festlegst, zum Beispiel offene Punkte mit Verantwortlichen und Frist.
• Folgetermin hält einen vereinbarten Folgetermin fest, den du als Termin anlegen oder als Kalenderdatei herunterladen kannst.
• E-Mail entwirft eine Nachfass-Mail. Verschickt wird nichts.

Alle Sektionen mit festem Ergebnis außer der Tabelle bringen bereits einen Prompt mit, den du anpassen kannst. Wie Tabelle, Folgetermin und E-Mail im Einzelnen funktionieren, erklärt Tabelle, Folgetermin und E-Mail.

5. Klicke rechts neben einem Eintrag auf das kleine Info-Symbol, wenn du wissen willst, was die Sektion genau macht.

Abbildung 5: Jede Sektionsart hat ein Info-Symbol

6. Es öffnet sich eine Erklärung mit Was sie macht und einem kleinen Beispiel im Meeting, damit du das Ergebnis siehst, bevor du dich entscheidest. Schließe sie oben rechts über das Kreuz.

Abbildung 6: Die Erklärung zeigt, was die Sektion produziert

2. Titel und Prompt

Der Titel und der Prompt sind die beiden Dinge, die eine Sektion ausmachen. Beides stellst du in den Einstellungen der Sektion ein, also in dem Bereich, der rechts aufgeht, wenn du eine Sektion öffnest.

1. Klicke in der Sektionsliste auf das Stift-Symbol der Sektion. Rechts öffnet sich ihr Bereich.

2. Trage oben den Titel ein. Er wird zur Überschrift in deiner Zusammenfassung, halte ihn also kurz und wiedererkennbar, eher Blocker als Dinge, die uns gerade aufhalten.

Abbildung 7: Der Titel wird zur Überschrift in der Zusammenfassung

3. Klicke rechts neben dem Titelfeld auf das Übersetzungssymbol, wenn deine Meetings in mehreren Sprachen laufen.

Abbildung 8: Das Symbol neben dem Titelfeld öffnet die Übersetzungen

4. Im Fenster Übersetzungen steht oben dein Originaltitel. Über Sprache hinzufügen legst du für jede weitere Sprache einen eigenen Titel fest. Übersetzt wird nur der Titel, nicht der Inhalt: Läuft eine Zusammenfassung in einer der hinterlegten Sprachen, nimmt Sally den passenden Titel, für jede andere Sprache bleibt es beim Originaltitel. Klicke danach auf Speichern.

Abbildung 9: Für jede Sprache ein eigener Titel, der Inhalt bleibt in der Sprache des Meetings

5. Beschreibe unter Prompt, was in der Sektion stehen soll. Schreibe es so, wie du es einem neuen Kollegen erklären würdest: was hineingehört, was weggelassen werden soll und wie ausführlich es sein darf. Der Prompt braucht mindestens 50 Zeichen. Der Zähler unter dem Feld sagt dir, wo du stehst. Die Pfeile über dem Feld nehmen deine letzten Änderungen zurück oder stellen sie wieder her.

Ein Prompt, der funktioniert

Nenne den Inhalt, die Struktur und die Grenze. Zum Beispiel: „Liste jeden Blocker auf, der genannt wurde. Nenne zu jedem, worum es geht, wer betroffen ist und was zur Lösung gebraucht wird. Lass Klagen ohne konkreten Blocker weg." Der letzte Satz ist der, der die Sektion sauber hält.

Die Prompthilfe ist für zwei Fälle da: Du willst nicht bei null anfangen, oder dein Prompt steht schon und Sally AI soll ihn für dich umformulieren.

6. Klicke über dem Prompt-Feld auf Prompthilfe.

Abbildung 10: Die Prompthilfe liegt direkt über dem Prompt-Feld

7. Das Menü zeigt dir zwei Wege, Vorlage verwenden und Mit Sally AI optimieren.

Abbildung 11: Zwei Wege zu einem Prompt

Vorlage verwenden öffnet eine Sammlung fertiger Prompts, sortiert nach Bereich: Vertrieb, Personalwesen, Management, Marketing, Produkt und Entwicklung, Projektmanagement. Eine Auswahl ersetzt den bisherigen Prompt der Sektion, nutze sie also als Startpunkt und nicht als Ergänzung.

Abbildung 12: Fertige Prompts für häufige Meeting-Zwecke

Mit Sally AI optimieren schreibt deinen vorhandenen Prompt für dich um. Du sagst, was sich ändern soll, zum Beispiel strukturierter machen, kürzer oder eine konkrete Beispiel-Antwort ergänzen. Sally schlägt dir dann eine neue Fassung vor.

Abbildung 13: Du sagst, was sich ändern soll, Sally schreibt den Prompt um

8. Klicke neben der Prompthilfe auf Variablen anzeigen. Das listet die Platzhalter auf, die du in den Prompt setzen kannst: Besprechungsdatum, Besprechungsthema, Unternehmensprofilname und Unternehmensprofilbeschreibung. Ein Klick setzt den Platzhalter als kleinen Baustein in den Prompt, den Sally für jedes Meeting passend füllt.

Abbildung 14: Variablen bringen die Daten des Meetings in den Prompt

Prompts am besten auf Englisch

Wir empfehlen, Prompts auf Englisch zu schreiben. Die KI setzt englische Anweisungen präziser um. Auf die Sprache deiner Zusammenfassung hat das keinen Einfluss: Den Inhalt schreibt Sally weiterhin in der Sprache des Meetings, und der Titel der Sektion bleibt genau so, wie du ihn eingetragen hast.

3. Was Sally beim Erzeugen kennt

Sally schreibt jede Sektion aus einer festen Menge an Angaben über das Meeting. Was darin nicht vorkommt, kann Sally nicht wissen, auch wenn dein Prompt danach fragt. Verlangt ein Prompt trotzdem danach, muss Sally die Lücke füllen, und das Ergebnis schwankt von Lauf zu Lauf. Richte deine Prompts deshalb an den folgenden Listen aus.

3.1 Was Sally kennt

1. Aus der Aufnahme: das Transkript mit Sprechernamen und Zeitangaben, die Sprechernamen, die du im Transkript bestätigt hast, und die Länge der Aufnahme.
2. Aus dem Kalender, aber nur, wenn die Aufnahme mit einem Termin verknüpft ist: Betreff, Datum, Beginn und Ende, geplante Dauer, Ort, Organisator, die Eingeladenen mit Name und E-Mail-Adresse, wer im Kalender abgesagt hat, und die Agenda.
3. Aus Sallys Teilnahme am Online-Meeting: wer dort gesehen wurde.
4. Aus den Einstellungen: die Ausgabesprache, das Branchen-Profil und wie stark es wirkt und ob Smalltalk und private Themen hineinsollen. Je Sektion außerdem Typ, Titel, Prompt, Detailgrad, Ausgabeformat und die Schalter für Zeitstempel, Verantwortliche und Fälligkeit.

3.2 Was Sally nicht kennt

• Was im Meeting nur gezeigt oder geschrieben wurde, also Folien, geteilter Bildschirm und Chat. Sally kennt nur das Gesprochene.
• Ob jemand anwesend war, den Sally im Online-Meeting nicht gesehen hat, etwa wer vor Ort am selben Gerät saß, per Telefon dazukam oder über ein Raumsystem teilnahm. Als abwesend nennt Sally deshalb nur, wer im Kalender abgesagt hat und im Gespräch weder spricht noch gesehen wurde, und zwar mit dem Vermerk „abgesagt“.
• Kalenderdaten bei Aufnahmen ohne verknüpften Termin, zum Beispiel bei hochgeladenen Dateien oder Aufnahmen aus der Sally App. Hier hilft es, die Aufnahme nachträglich mit einem Termin zu verknüpfen.
• Frühere Meetings oder andere Aufnahmen. Jede Sektion entsteht nur aus dieser einen Aufnahme.

3.3 Tipps für deine Prompts

• Frag nur nach Angaben, die es gibt. Für alles andere gib im Prompt vor, dass das Feld weggelassen wird.
• Leg eine feste Form über den Sektionstyp fest, zum Beispiel eine Tabelle mit festen Spalten oder die Sektion Aufgaben, statt sie im Prompt zu beschreiben. Eine Formatbeschreibung im Prompt ist eine Bitte, keine Vorgabe.
• Wähl den Detailgrad passend zum Prompt: Kurz für Stichpunkte, Mittel für einen kurzen Absatz, Lang für ausführlichen Text.
• Für einen Kopf ganz ohne KI nimm den Kopf im PDF- und Word-Download. Wie er aussieht, zeigen die Dokumenteneinstellungen.
• Rechne nicht mit wörtlich gleichen Ergebnissen. Zwei Durchläufe derselben Aufnahme fallen nie wörtlich gleich aus. Die Form bleibt am stabilsten, wenn der Sektionstyp sie vorgibt.

Beispiel für einen Protokollkopf

„Start with the meeting date, the organizer and the invited participants. If a value is not available, leave that line out. Do not guess.“ Ist die Aufnahme nicht mit einem Termin verknüpft, fehlen diese Angaben. Die Zeilen entfallen dann, statt erfunden zu werden.

4. Ausgabe-Einstellungen

Scrolle im Bereich der Sektion nach unten. Dort bestimmt Ausgabe, wie das Ergebnis aussieht.

Abbildung 15: Drei Einstellungen prägen die fertige Sektion

• Detailgrad wechselt zwischen Kurz, Mittel und Lang. Kurz passt für einen Überblick, den jemand nur überfliegt, lang für eine Sektion, die als Protokoll dienen soll.
• Zeitstempel erstellen ergänzt die Stelle in der Aufnahme, aus der eine Aussage stammt, sodass du direkt dorthin springen kannst.
• Ausgabeformat erzeugt entweder HTML oder Markdown. HTML ist die richtige Wahl für die Zusammenfassung in Sally. Markdown passt, wenn du den Text an ein anderes Werkzeug weitergibst.

Die Sektion Aufgaben hat einen zusätzlichen Bereich. Verantwortliche erkennen lässt Sally jede Aufgabe einem Teilnehmer zuordnen. Fälligkeit ableiten macht aus Formulierungen wie bis nächsten Freitag ein echtes Datum.

Abbildung 16: Nur die Aufgaben-Sektion hat die Aufgaben-Erkennung

4.1 Smalltalk und private Themen

Smalltalk ist die Plauderei am Rand des Gesprächs, über das Wochenende oder das Wetter. Private Themen sind persönliche Dinge wie Familie, Gesundheit oder Urlaubspläne. Ob Sally davon etwas in die Zusammenfassung schreibt, stellst du im Template ein, und zwar auf zwei Ebenen: einmal für das ganze Template und als Ausnahme für jede Sektion, die eine braucht.

Für das ganze Template

1. Öffne das Template und klicke oben rechts auf Einstellungen.
2. Schalte unter Ausgabe für alle Sektionen die Option Smalltalk aufnehmen, Private Themen aufnehmen oder beide ein. In einem neuen Template sind beide aus. Klicke danach auf Template speichern.

Abbildung 17: Ein Wert für jede Sektion dieser Version

Der Wert gehört zur Version. Eine veröffentlichte Version behält den Wert, mit dem sie veröffentlicht wurde. Änderst du ihn, landet das bei den übrigen unveröffentlichten Änderungen und gilt erst, wenn du veröffentlichst, siehe Template bearbeiten und veröffentlichen.

Für eine einzelne Sektion

1. Öffne die Sektion über ihr Stift-Symbol und scrolle nach unten zu Ausgabe.
2. Smalltalk und Private Themen bieten je drei Möglichkeiten. Wie im Template folgt dem Wert des Templates und zeigt ihn in Klammern. Aufnehmen und Weglassen setzen ihn für diese eine Sektion außer Kraft.

Abbildung 18: Eine einzelne Sektion darf vom Template abweichen

Weicht eine Sektion ab, steht ihre Wahl in der Sektionsliste unter ihrem Namen. So siehst du auf einen Blick, wo das Template übersteuert wird.

Beispiel

Lass beide im Template aus, damit die Zusammenfassung sachlich bleibt. Stell dann für eine einzelne Sektion wie Beziehungsnotizen Private Themen auf Aufnehmen, weil persönliche Details dort helfen, das nächste Gespräch vorzubereiten.

Was sich dadurch nicht ändert

Die Einstellung wirkt nur auf das, was Sally in die Sektionen der Zusammenfassung schreibt. Das Transkript bleibt Wort für Wort, was gesagt wurde, und bestehende Zusammenfassungen ändern sich nicht.

4.2 Unternehmenskontointerner Abschnitt

Manche Ergebnisse sind für dein eigenes Team gedacht und nicht für die Person, mit der du die Zusammenfassung teilst, zum Beispiel Coaching-Hinweise zu deinem eigenen Vertriebsgespräch. Markiere eine solche Sektion als unternehmenskontointern. Sally schreibt sie weiterhin und zeigt sie in Sally an, hält sie aber aus allem heraus, was nach außen geht.

1. Schalte im Bereich der Sektion unter Teilen den Unternehmenskontointernen Abschnitt ein. Die Änderung wird automatisch gespeichert. Veröffentliche das Template, sobald sie für deine Meetings gelten soll.

Abbildung 19: Der Schalter hält eine Sektion im Unternehmenskonto

So geht Sally in Zusammenfassungen mit diesem Template mit der Sektion um:

• In Sally erscheint sie wie jede andere Sektion und trägt eine Plakette neben ihrem Titel. So weiß jeder, warum sie später in Dokumenten fehlt.
• Geteilter Bericht: Im Teilen-Dialog startet die Sektion ausgeschaltet. Soll ein Empfänger sie doch sehen, schaltest du sie dort ein.
• Download: Die normale Zusammenfassung lässt die Sektion weg. Nur die zusätzliche Zeile mit unternehmenskontointernen Abschnitten im Download-Menü nimmt sie mit.

Eine Sektion, die du aus der Sektionsbibliothek einfügst, übernimmt diese Einstellung ebenfalls aus dem Bibliothekseintrag.

5. Tabelle, Folgetermin und E-Mail

Die meisten Sektionen liefern Text. Tabelle, Folgetermin und E-Mail liefern dagegen strukturierte Ergebnisse, mit denen du direkt weiterarbeitest: eine Tabelle mit Spalten, die in jedem Meeting gleich sind, einen vereinbarten Folgetermin, der mit einem Klick zum Termin oder zur Kalenderdatei wird, und eine Nachfass-Mail, die als fertiger Entwurf bereitliegt.

Du fügst sie wie jede andere Sektion über Sektion hinzufügen in der Gruppe Festes Ergebnis hinzu, siehe Arten von Sektionen. Folgetermin und E-Mail bringen einen fertigen Prompt mit, den du übernehmen oder anpassen kannst. Bei der Tabelle schreibst du den Prompt selbst, denn nur du weißt, welche Zeilen in deine Tabelle gehören.

5.1 Tabelle

Eine Tabelle eignet sich für alles, was sich in Zeilen und Spalten fassen lässt: offene Punkte mit Verantwortlichen und Fristen, Angebote verschiedener Anbieter, Anforderungen mit Priorität.

5.1.1 Prompt der Tabelle

Beschreibe unter Prompt, was eine Zeile ist und was nicht in die Tabelle gehört. Zum Beispiel: „Eine Zeile je offenem Punkt, der besprochen wurde. Punkte, die nur nebenbei erwähnt wurden, gehören nicht in die Tabelle.“ Der Prompt braucht mindestens 50 Zeichen.

5.1.2 Variante

Unter Tabelle wählst du bei Variante, wer die Spalten bestimmt:

• Ich lege die Spalten fest: Du gibst die Spalten vor, und sie sind in jedem Meeting identisch. Der Prompt bestimmt nur, was in den Zellen steht. Integrationen bekommen eine echte Tabelle. Das ist die richtige Wahl, wenn du Ergebnisse über viele Meetings hinweg vergleichen oder weiterverarbeiten willst.
• Sally wählt die Spalten: Sally leitet die Spalten aus deinem Prompt ab. Sie können sich deshalb von Meeting zu Meeting unterscheiden. Für Integrationen bleibt die Tabelle dann ein Textblock.

5.1.3 Spalten

Bei Ich lege die Spalten fest legst du unter Spalten jede Spalte mit Namen und Typ an. Spalte hinzufügen ergänzt eine weitere, das Kreuz rechts entfernt sie.

Abbildung 20: Jede Spalte hat einen Namen und einen Typ

Der Typ legt fest, wie Sally den Wert erfasst und wie er in der Zusammenfassung angezeigt wird. Es gibt sieben Typen:

Typ	Geeignet für
Text	Beschreibungen, Ergebnisse, Themen
Zahl	Mengen, Stückzahlen, Laufzeiten
Währung	Preise, Budgets, Angebotssummen
Prozent	Rabatte, Fortschritt, Anteile
Datum	Fristen, Liefertermine
Ja/Nein	Erledigt, freigegeben, zugesagt
Person	Verantwortliche, Ansprechpartner

Abbildung 21: Sieben Spaltentypen stehen zur Wahl

Bei einer Spalte vom Typ Person legst du unter Verknüpfung zusätzlich fest, was eingetragen werden darf: Konto oder Text, Nur mit Konto oder Nur Text. Mit Konto verknüpft Sally die Person mit einem Mitglied deines Unternehmenskontos.

Sally verwirft nichts

Passt ein Wert nicht zum Typ, etwa „ca. 12.000, je nach Menge“ in einer Währungsspalte, bleibt er stehen und wird als Text angezeigt. So geht nichts verloren, was im Gespräch gesagt wurde.

5.1.4 Die Tabelle in der Zusammenfassung

In der Zusammenfassung erscheint die Tabelle mit deinen Spalten. Personen stehen als kleine Chips in der Zelle, Datumswerte wählst du über einen Kalender. Jede Zelle lässt sich direkt bearbeiten. Über Zeile hinzufügen und Spalte hinzufügen unter der Tabelle ergänzt du, was fehlt, und einzelne Zeilen oder Spalten entfernst du wieder.

Über die Symbole oben rechts in der Sektion kopierst du die Tabelle, lädst sie über Abschnitt herunterladen einzeln als PDF, DOCX, TXT, MD oder ODT herunter, übergibst sie an eine Integration oder löschst sie. In PDF, Word und ODT steht sie als echte Tabelle und nicht als Text. Läuft sie über mehrere Seiten, wiederholt sich die Kopfzeile mit den Spaltennamen auf jeder Seite, sodass jeder Wert seine Spaltenbeschriftung behält.

Abbildung 22: Die fertige Tabelle in der Zusammenfassung

5.2 Folgetermin

Die Sektion Folgetermin prüft, ob im Meeting ein weiterer Termin vereinbart wurde, und hält ihn fest: den Anlass, Beginn und Ende unter Wann, die Teilnehmer, optionale Teilnehmer und eine kurze Beschreibung. Sally nimmt nur einen Termin auf, der wirklich vereinbart wurde, nicht einen, der nur kurz im Raum stand.

Alle Angaben lassen sich direkt in der Sektion ändern, zum Beispiel wenn sich die Uhrzeit nach dem Meeting noch verschoben hat. Wurde kein Termin vereinbart, steht dort Für diese Sektion wurde nichts erkannt. Über Folgetermin anlegen trägst du ihn dann selbst ein.

Mit den beiden Kalender-Symbolen oben rechts machst du daraus einen echten Termin:

• Termin anlegen öffnet den Dialog Neuen Termin anlegen, bereits ausgefüllt mit Titel, Zeit, Teilnehmern und Beschreibung. Mit Termin erstellen legst du ihn an. Der Termin entsteht in Sally, dein Outlook- oder Google-Kalender wird dabei nicht verändert.
• Kalenderdatei lädt den Termin als .ics herunter. Die Datei öffnest du in Outlook, Google Kalender oder jedem anderen Kalender, um den Termin dort einzutragen und Einladungen zu verschicken.

Abbildung 23: Der Folgetermin mit den Symbolen für Termin und Kalenderdatei

5.3 E-Mail

Die Sektion E-Mail entwirft eine Nachfass-Mail zum Meeting: mit Empfängern in An und CC, einem Betreff und einem Text, der zusammenfasst, was vereinbart wurde und wie es weitergeht. Den Ton übernimmt Sally aus dem Gespräch. Es wird nichts verschickt. Du entscheidest, ob und wann die Mail rausgeht.

Empfänger, Betreff und Text kannst du direkt in der Sektion ändern. Neben An und CC fügt ein Symbol alle Teilnehmer des Meetings auf einmal hinzu, ein zweites entfernt alle Empfänger wieder.

So bringst du den Entwurf in dein Mailprogramm:

• Das Brief-Symbol, das erste der Symbole oben rechts, öffnet einen neuen Entwurf mit Empfängern, Betreff und Text in deinem Standard-Mailprogramm.
• Als Datei daneben lädt den Entwurf als .eml herunter. Die Datei öffnest du in Outlook, Apple Mail, Thunderbird und den meisten anderen Mailprogrammen.

Abbildung 24: Der Entwurf der Nachfass-Mail mit den Symbolen für Mailprogramm und Datei

5.4 Gut zu wissen

• Ältere Zusammenfassungen bleiben lesbar. Eine Tabelle speichert ihre Spalten mit. Änderst du später die Spalten im Template, sehen bereits erstellte Zusammenfassungen weiterhin so aus wie vorher.
• Integrationen wie Trello übernehmen die Sektionen mit ihrer Struktur, eine Tabelle mit festen Spalten also als echte Tabelle. Wie du Inhalte an andere Tools übergibst, steht unter Integrationen.
• Ausprobieren, bevor es live geht: Über den Reiter Vorschau testest du den aktuellen Stand des Templates an einer deiner Aufnahmen, siehe Template erstellen.

6. Sektionsbibliothek

Wenn du dieselbe Sektion in mehreren Templates brauchst, lege sie einmal in die Sektionsbibliothek. Danach fügst du sie ein, statt sie neu zu schreiben. In die Bibliothek kommt ein Eintrag auf zwei Wegen.

Aus einer Sektion, die du schon hast

1. Öffne die Sektion über ihr Stift-Symbol, so wie in Titel und Prompt beschrieben, und klicke oben rechts in ihrem Bereich auf das Symbol In Bibliothek speichern.

Abbildung 25: Eine vorhandene Sektion übernimmst du direkt in die Bibliothek

Komplett neu

1. Öffne die Einstellungen unten links, klicke unter Konfiguration auf Meetingtemplates und wechsle oben auf den Reiter Sektionsbibliothek.

Abbildung 26: Der Reiter Sektionsbibliothek liegt neben den Meetingtemplates

2. Klicke rechts auf Sektion erstellen.

Abbildung 27: Sektion erstellen legt einen neuen Bibliothekseintrag an

3. Der Dialog fragt dasselbe wie bei einer Sektion im Template, also Titel, Typ, Prompt und Ausgabe, dazu eine Sichtbarkeit. Ein persönlicher Eintrag bleibt bei dir, ein Team- oder Unternehmenseintrag steht auch deinen Kollegen zur Verfügung. Wenn du alles ausgefüllt hast, klicke unten rechts auf Erstellen.

Abbildung 28: Ein Bibliothekseintrag hat seine eigene Sichtbarkeit

4. Der Eintrag steht danach in der Tabelle, mit Typ und Sichtbarkeit. Die Symbole rechts in der Zeile bearbeiten oder löschen ihn.

Abbildung 29: Alle Bibliothekseinträge in einer Liste

Einen Eintrag in ein Template einfügen

Wenn du eine Sektion aus der Bibliothek in der Praxis nutzen willst, baust du sie in ein Template ein.

1. Wechsle oben auf den Reiter Meetingtemplates und klicke auf die Karte des Templates, in das die Sektion soll.

Abbildung 30: Ein Klick auf die Karte öffnet das Template

2. Klicke unter der Sektionsliste auf Sektion hinzufügen und wechsle im Bereich rechts oben auf den Reiter Bibliothek.

Abbildung 31: Der Reiter Bibliothek liegt neben dem Reiter Standard

3. Klicke auf den Eintrag, den du einfügen willst.

Abbildung 32: Im Reiter Bibliothek liegen deine wiederverwendbaren Sektionen

4. Die Sektion erscheint mit dem Vermerk Bibliothek unten in der Liste. Hat das Template schon eine Sektion mit demselben Titel, hängt Sally eine Nummer an den Titel. Die Änderung wird automatisch gespeichert. Klicke auf Veröffentlichen, wenn die Sektion in echten Meetings gelten soll.

Abbildung 33: Die eingefügte Sektion trägt den Vermerk Bibliothek

Im Template ist diese Sektion schreibgeschützt. Ihr Stift-Symbol ist ausgegraut, und ein Hinweis sagt dir, dass sie aus der Bibliothek übernommen wurde. Genau das ist der Sinn: Du pflegst den Text an einer Stelle statt in fünf Templates. Ändern kannst du ihn im Reiter Sektionsbibliothek, indem du den Eintrag dort bearbeitest.

Eine Änderung am Eintrag erreicht sofort jedes Template, das ihn nutzt. Das gilt auch für veröffentlichte Versionen: Sie übernehmen den neuen Inhalt ohne neue Version, die nächste Zusammenfassung aus diesen Templates folgt also schon dem geänderten Eintrag.

Löschen entfernt den Eintrag aus deinen Templates

Löschst du einen Bibliothekseintrag, verschwindet jede daraus eingefügte Sektion aus den Templates, die ihn nutzen, und damit aus allen künftigen Zusammenfassungen. Vorher fragt Sally nach und nennt die betroffenen Templates, auch die, die danach ohne Sektion dastehen würden. Nutzt kein Template den Eintrag, sagt dir der Dialog, dass du ihn gefahrlos löschen kannst.