So wendest du ein Template auf deine Meetings an

Ein Template hilft erst, wenn deine Meetings es wirklich nutzen. Dafür gibt es zwei Wege: Du legst einen Standard fest, den Sally für jede neue Aufzeichnung verwendet, oder du wählst ein Template für ein einzelnes Meeting, auch nachdem es schon zusammengefasst wurde.

Beides geht schnell. Der zweite Weg hilft dir besonders, wenn eine Zusammenfassung nicht so herausgekommen ist, wie du wolltest: Du legst ein anderes Template auf dieselbe Aufnahme und lässt Sally sie neu schreiben.

Schnellnavigation

1. Standard für neue Aufzeichnungen
2. Template eines einzelnen Meetings
3. Die Zusammenfassung nach dem Wechsel
4. Zusammenfassung auf eine neuere Template-Version bringen

1. Standard für neue Aufzeichnungen

1. Öffne die Einstellungen unten in der linken Seitenleiste.

Abbildung 1: Einstellungen öffnen

2. Klicke in der Seitenleiste der Einstellungen unter Konfiguration auf Meetingassistent.

Abbildung 2: Meetingassistent in der Seitenleiste der Einstellungen, hier schon geöffnet

3. Klicke in der Liste links neben den Einstellungen auf Zusammenfassung. Der Bereich zeigt dann die Einstellung Standard-Meetingtemplate für neue Aufzeichnungen.

Abbildung 3: Das Standard-Template liegt im Bereich Zusammenfassung des Meetingassistenten

4. Klicke die Einstellung an, um sie zu öffnen. Das Feld zeigt, was gerade eingestellt ist.

Abbildung 4: Das Feld zeigt den aktuellen Standard

5. Der Auswahldialog listet deine Templates nach Kategorie auf, mit einem Suchfeld darüber. Das genutzte ist mit Aktuell markiert.

Abbildung 5: Wähle das Template, das für neue Aufzeichnungen gelten soll

Der Eintrag Standard-Template ist kein eigenes Template. Er steht dafür, dass du nichts festlegst, und Sally nimmt dann die Vorlage, die im Konto als Standard hinterlegt ist. Hat dort niemand etwas geändert, ist das Allgemeines Meeting. Lass es darauf stehen, wenn deine Meetings zu unterschiedlich für ein festes Template sind.

6. Unter dem Feld macht Unternehmensweit festgelegt deine Auswahl für alle im Unternehmenskonto verbindlich. Diesen Schalter können nur Besitzer und Admins setzen. Ohne ihn gilt die Einstellung für dich. Klicke danach auf Speichern.

Abbildung 6: Der Schalter macht deinen Standard zum Standard des Unternehmenskontos

Pro Meeting darf trotzdem jeder abweichen

Auch ein unternehmensweit festgelegter Standard sperrt nichts. Für ein einzelnes Meeting kann jeder ein anderes Template wählen, so wie es der nächste Abschnitt beschreibt.

2. Template eines einzelnen Meetings

1. Öffne eine Aufzeichnung und gehe auf den Reiter Zusammenfassung. Links über der Liste der Sektionen steht Meetingtemplate mit dem Namen des genutzten Templates.

Abbildung 7: Das Template eines Meetings steht über seinen Sektionen

2. Klicke auf das Stift-Symbol rechts neben dem Namen. Der Dialog ist derselbe wie in den Einstellungen und listet alle Templates auf, die du nutzen kannst.

Abbildung 8: Wähle das Template, dem diese Zusammenfassung folgen soll

3. Suche dir die passende Vorlage heraus und klicke unten rechts auf Anwenden.

Abbildung 9: Anwenden übergibt die Aufzeichnung an das neue Template

3. Die Zusammenfassung nach dem Wechsel

Sally schreibt die Zusammenfassung neu, mit den Sektionen des neuen Templates. Aufnahme und Transkript bleiben unberührt, nur die Zusammenfassung entsteht neu.

Das dauert einen Moment. Der Status oben rechts neben dem Titel der Aufzeichnung sagt dir, wie weit es ist: erst ist die Zusammenfassung ausstehend, dann wird sie erstellt, danach steht dort Zusammengefasst und links stehen die neuen Sektionen.

Abbildung 10: Nach dem Anwenden folgt die Zusammenfassung den Sektionen des neuen Templates

Die vorherige Zusammenfassung wird ersetzt

Die neue Fassung überschreibt die alte Zusammenfassung. Zur früheren Formulierung gibt es keinen Weg zurück. Wenn du in der Zusammenfassung von Hand gearbeitet hast, kopiere diese Stellen heraus, bevor du ein anderes Template anwendest.

Vorher ausprobieren

Der Reiter Vorschau eines Templates führt es an einer Aufnahme aus, ohne etwas zu verändern. Was Meetingtemplates sind zeigt, wo du das findest. Das ist der sichere Weg, zwei Templates am selben Meeting zu vergleichen.

4. Zusammenfassung auf eine neuere Template-Version bringen

Eine Zusammenfassung merkt sich die Version des Templates, mit der sie entstanden ist. Veröffentlicht später jemand eine neue Version dieses Templates, bleibt die bestehende Zusammenfassung, wie sie ist. Du entscheidest, wann sie der neuen Version folgt.

1. Öffne die Aufzeichnung und gehe auf den Reiter Zusammenfassung. Gibt es eine neuere Version des Templates, steht am Template-Feld Neue Version, und das Aktualisieren-Symbol neben Meetingtemplate ist aktiv.

Abbildung 11: Neue Version zeigt, dass sich das Template seit dieser Zusammenfassung geändert hat

2. Klicke auf das Aktualisieren-Symbol. Sein Tooltip lautet Zusammenfassung auf die aktuelle Vorlagen-Version aktualisieren. Sally überspringt den Auswahldialog und fragt direkt, ob die Zusammenfassung neu erzeugt werden soll.

Abbildung 12: Das Aktualisieren-Symbol neben Meetingtemplate

3. Klicke auf Erneut anwenden. Sally schreibt die Zusammenfassung mit der aktuellen Version neu, in allen Sprachen dieser Aufnahme, so wie unter Die Zusammenfassung nach dem Wechsel beschrieben.

Abbildung 13: Erneut anwenden erzeugt die Zusammenfassung mit der aktuellen Template-Version neu

Weitere Wege, die die aktuelle Version nutzen

• Stift-Symbol: Im Auswahldialog kannst du das bereits angewendete Template erneut wählen, solange es eine neuere Version gibt. Der Knopf heißt dann Erneut anwenden.
• Transkript optimieren mit eingeschaltetem Neue Zusammenfassung generieren, siehe Transkript optimieren.
• Speichern & Zusammenfassung neu generieren, nachdem du Sprecher im Transkript geändert hast.

Alle drei schreiben die Zusammenfassung mit der aktuellen Version des Templates, ihr Aufbau kann sich dadurch ändern.

Hast du nur Lesezugriff auf die Aufzeichnung, bleibt das Symbol inaktiv. Aktualisieren kann nur der Besitzer oder jemand mit Schreibfreigabe.