Was Meetingtemplates sind und woraus sie bestehen

Jede Zusammenfassung, die Sally schreibt, folgt einem Meetingtemplate. Das Template bestimmt, welche Sektionen die Zusammenfassung hat, in welcher Reihenfolge sie erscheinen und worauf Sally in jeder davon achtet. Ein Daily braucht Blocker, ein Verkaufsgespräch die Bedürfnisse des Kunden und ein Bewerbungsgespräch die Antworten der Kandidaten.

Das Template ist damit die Stelle, an der du deine Zusammenfassungen auf deine eigene Arbeit zuschneidest. Du bestimmst, welche Inhalte darin stehen und was Sally weglässt.

Für den Start musst du nichts aufbauen. In jedem Konto liegt bereits das Template Allgemeines Meeting. Dieser Artikel zeigt dir, was es enthält, wo du es findest und welche Teile eines Templates du später ändern kannst.

Schnellnavigation

1. Templates finden
2. Aufbau einer Sektion
3. Versionen und Live-Vorlage
4. Vorschau und Test
5. Templates und Kategorien verwalten

1. Templates finden

1. Öffne die Einstellungen unten in der linken Seitenleiste.

Abbildung 1: Einstellungen öffnen

2. Wähle in der linken Seitenleiste unter Konfiguration den Punkt Meetingtemplates.

Abbildung 2: Der Punkt Meetingtemplates in der Seitenleiste, hier schon geöffnet

3. Die Übersicht zeigt alle Templates, die du nutzen kannst. In einem neuen Konto ist das genau eins, nämlich Allgemeines Meeting. Links stehen deine Kategorien, rechts die Templates selbst. Die beiden Reiter oben wechseln zwischen Meetingtemplates und der Sektionsbibliothek.

Abbildung 3: Die Übersicht in einem neuen Konto, oben die beiden Reiter, rechts das einzige Template

Allgemeines Meeting ist die Standardvorlage von Sally und liegt in jedem Konto. Unten auf der Karte steht, wem sie gehört und wie oft sie schon verwendet wurde. Sally-Vorlagen sind schreibgeschützt, du kannst sie also nicht direkt ändern. Was du machen kannst: sie duplizieren und die Kopie bearbeiten.

Abbildung 4: Allgemeines Meeting liegt in jedem Konto

Wer was ändern darf

Templates, die dir gehören, tragen die Angabe Du. Bei geteilten Templates steht dort das Team oder das Unternehmenskonto. Ob du sie bearbeiten darfst, hängt von deiner Rolle dort ab. Wie du festlegst, wer ein Template überhaupt sieht, also nur du, ein Team oder das ganze Unternehmenskonto, steht in Template teilen.

2. Aufbau einer Sektion

Eine Sektion ist ein Block in der fertigen Zusammenfassung, zum Beispiel Zusammenfassung, Themen, Entscheidungen oder Aufgaben. Woraus eine Sektion besteht, siehst du in zwei Klicks.

1. Klicke auf die Karte eines Templates. Unter Sektionen stehen alle Sektionen in der Reihenfolge, in der sie später in der Zusammenfassung erscheinen.

Abbildung 5: Die Sektionen eines Templates in der Reihenfolge, in der sie erscheinen

2. Klicke in dieser Liste auf eine Sektion. Rechts öffnet sich ein Bereich mit ihren Einstellungen. Jede Sektion hat einen Titel, der später die Überschrift in deiner Zusammenfassung ist. Dazu kommt ein Prompt, also die Anweisung, an die sich Sally hält. Unter Ausgabe legst du fest, wie ausführlich Sally schreibt, ob Zeitstempel dazukommen und in welchem Format das Ergebnis ist, HTML oder Markdown.

Abbildung 6: Jede Sektion hat einen Titel, einen Prompt und ihre Ausgabe-Einstellungen

Bei vier Sektionen bringt Sally den Prompt schon mit, nämlich bei Zusammenfassung, Themen, Entscheidungen und Aufgaben. Die kannst du unverändert übernehmen. Bei Eigene Liste und Freitext schreibst du den Prompt komplett selbst. Sektionen und Sektionsbibliothek geht darauf im Detail ein.

Worauf Sally beim Schreiben zugreift

Sally schreibt jede Sektion nur aus dem, was über das Meeting vorliegt: dem Transkript, dem verknüpften Termin im Kalender, Sallys Teilnahme am Online-Meeting und deinen Einstellungen. Folien, Chat oder frühere Meetings gehören nicht dazu. Die vollständige Liste und Tipps für deine Prompts stehen in Was Sally beim Erzeugen kennt.

3. Versionen und Live-Vorlage

Neben dem Namen des Templates steht immer sein Zustand, darunter die Version, die gerade live ist, zum Beispiel Veröffentlicht und Live ist Version 1.1. Die veröffentlichte Version ist die Live-Version: Sie wird für deine Meetings verwendet.

Abbildung 7: Status und Live-Version stehen direkt beim Namen

Ändern kannst du ein Template trotzdem jederzeit. Mit der ersten Änderung legt Sally im Hintergrund eine Arbeitskopie an und speichert jede weitere Änderung automatisch. Neben dem Namen steht dann Unveröffentlichte Änderungen. Die Zusammenfassungen, die in der Zwischenzeit entstehen, nutzen weiter die Live-Version. Erst wenn du auf Veröffentlichen klickst, werden deine Änderungen zur neuen Live-Version. Template bearbeiten und veröffentlichen geht das Schritt für Schritt durch.

Eine bestehende Zusammenfassung ändert sich nicht von selbst

Eine neue Version gilt nur für Meetings, die ab diesem Zeitpunkt zusammengefasst werden. Ein Meeting, das Sally bereits zusammengefasst hat, behält seine Zusammenfassung, bis du selbst ein Template darauf legst. Sally schreibt sie dann aus dem vorhandenen Transkript neu, die bisherige Fassung wird dabei ersetzt. Wo das geht, zeigt Template anwenden.

4. Vorschau und Test

Bevor sich ein echtes Meeting auf dein Template verlässt, kannst du es an einer Aufnahme testen, die du schon hast. So siehst du das Ergebnis vorher.

1. Klicke in der Übersicht auf die Karte des Templates und wechsle oben auf den Reiter Vorschau. Hast du das Template schon einmal getestet, steht im Feld die zuletzt getestete Aufnahme mit ihrem letzten Ergebnis. Neu erzeugt wird dabei nichts. Das Info-Zeichen neben Vorschau & Test erklärt, was du siehst: immer den aktuellen Stand des Templates mit allen unveröffentlichten Änderungen, nicht die veröffentlichte Version.

Abbildung 8: Die Vorschau zeigt den aktuellen Stand mit allen Änderungen

2. Klicke ins Feld und wähle die Aufnahme, an der du testen willst. Sally listet deine Aufnahmen mit Datum, bereits getestete tragen den Zusatz zuletzt getestet am. Wählst du eine Aufnahme, die du noch nicht getestet hast, startet der Test sofort. Bei einer getesteten zeigt Sally das vorhandene Ergebnis.

Abbildung 9: Die Auswahl startet den Test an dieser Aufnahme

3. Willst du ein Ergebnis neu erzeugen, klicke rechts neben dem Feld auf Vorschau erzeugen oder Neu generieren. Das dauert meist rund eine Minute, weil Sally mehrere Sektionen gleichzeitig erzeugt. Danach stehen die Sektionen des Templates untereinander, jede mit dem Text, den Sally aus dieser Aufnahme herausgearbeitet hat. Ein Klick auf einen Eintrag klappt ihn auf.

Abbildung 10: Das Ergebnis zeigt, was das Template aus dieser Aufnahme macht

Änderst du das Template danach, bleibt das bisherige Ergebnis stehen. Ein Hinweis darüber sagt dir, dass es zu einem älteren Stand gehört. Mit Neu generieren siehst du den aktuellen Stand.

Die Aufnahme selbst bleibt unverändert. Du kannst also gefahrlos prüfen, ob deine Prompts wirklich das liefern, was du dir vorgestellt hast.

5. Templates und Kategorien verwalten

In der Übersicht verwaltest du einzelne Templates und ordnest deine Kategorien. Dafür gibt es zwei Stellen.

1. Klicke oben rechts auf der Karte eines Templates auf die drei Punkte. Das Menü zeigt alle Aktionen für dieses Template.

Abbildung 11: Die Aktionen für ein einzelnes Template

• Bearbeiten öffnet die Angaben des Templates, also Titel, Beschreibung, Kategorie und Sichtbarkeit.
• Zu Favoriten hinzufügen stellt das Template in der Übersicht nach oben, damit du es schneller findest.
• Duplizieren erzeugt eine bearbeitbare Kopie. So startest du von einer Sally-Vorlage aus.
• Exportieren speichert das Template als Datei. Export und Import erklärt, was du damit machen kannst.
• Deaktivieren nimmt ein Template aus dem Betrieb, ohne es zu löschen.
• Löschen entfernt es endgültig. Ein Template, das schon verwendet wird, lässt sich nicht löschen, sondern nur deaktivieren.

2. Klicke rechts über der Kategorienliste auf das Zahnrad. Damit öffnet sich Kategorien verwalten.

Abbildung 12: Das Zahnrad liegt über der Kategorienliste

Kategorien sorgen nur für Ordnung in der Übersicht: anlegen, umbenennen, per Ziehen in die passende Reihenfolge bringen. Klicke auf das Ordner-Symbol vor dem Kategorienamen, dann wählst du aus einem Raster ein eigenes Icon. So unterscheidest du die Kategorien auf einen Blick. Eine Kategorie muss leer sein, bevor du sie löschen kannst.

Abbildung 13: Kategorien halten die Übersicht aufgeräumt

Unsicher, wo du anfangen sollst?

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