Datenschutzhinweis per E-Mail vor Meetings
Sally kann Meetingteilnehmer automatisch per E-Mail vor Beginn eines Meetings informieren, wenn eine Aufzeichnung geplant ist. Diese Einstellung legt fest, ob eine E-Mail versendet wird und wie die Einwilligung gehandhabt wird.
Zu finden ist sie in den Datenschutzeinstellungen im Bereich Informationspflicht.
Diese Einstellung gilt unternehmensweit, sie wird für alle im Unternehmen gleich festgelegt.
Ändern können sie nur Owner und Admins, Mitglieder nicht.
Schnellnavigation
- E-Mail-Datenschutzhinweis konfigurieren
- Einwilligungen verwalten und anpassen
- Sehen, wer der Aufzeichnung widersprochen hat
1. E-Mail-Datenschutzhinweis konfigurieren
- Öffne Einstellungen unten in der linken Seitenleiste.
- Wähle unter Verwaltung den Punkt Datenschutz und links den Bereich Informationspflicht.
- Öffne den Abschnitt Datenschutzhinweis via E-Mail vor Meetings. Die Zeile darunter zeigt, ob der Hinweis gerade aktiv ist: E-Mail-Hinweis: An.
- Schalte E-Mail-Hinweis vor Meeting ein, wenn die Teilnehmer vor dem Meeting per E-Mail über die geplante Aufzeichnung informiert werden sollen.
- Wähle unter E-Mail-Hinweis: Zustimmung der Teilnehmer zwischen Opt-out und Opt-in.
- Klicke auf Speichern. Solange du nicht gespeichert hast, steht links neben dem Button der Vermerk Ungespeicherte Änderungen.
Die E-Mail geht an alle Teilnehmer. Keine E-Mail bekommt, wer die Aufnahme mit Sally für diesen Termin selbst eingeschaltet hat, wer bereits dauerhaft zugestimmt hat und wer die Einladung zum Termin abgesagt hat. Kommt jemand trotz Absage ins Meeting, kann er weiterhin per „opt out“ im Chat widersprechen.
Der Unterschied zwischen Opt-out und Opt-in
In beiden Fällen verschickt Sally dieselbe Art E-Mail. Der Unterschied liegt nur darin, was passiert, wenn niemand darauf antwortet.
| Situation | Opt-out | Opt-in |
|---|---|---|
| Niemand antwortet | Sally nimmt teil | Sally nimmt nicht teil |
| Teilnehmer müssen | nichts tun, dürfen aber widersprechen | ausdrücklich zustimmen |
| Sinnvoll, wenn | ein Hinweis vorab genügt | du eine dokumentierte Zustimmung brauchst, zum Beispiel in streng regulierten Bereichen |
1.1 Opt-out
Sally nimmt am Meeting teil, solange niemand widerspricht. Das ist die Voreinstellung.
Die E-Mail nennt Termin, Uhrzeit und die einladenden Personen, Sie erklärt kurz, was Sally im Meeting tut. Dazu verlinkt sie die Datenschutzinformationen. Darunter stehen zwei Schaltflächen und zwei Links:
- Teilnahme für dieses Meeting ablehnen
- Teilnahme für alle zukünftigen Meetings ablehnen
- Teilnahme für dieses Meeting erlauben
- Erlauben und zukünftig nicht mehr fragen
Ein einzelner Widerspruch genügt, dann bleibt Sally dem Meeting fern.
Hat ein Teilnehmer schon einmal für alle zukünftigen Meetings abgelehnt, verschickt Sally für sein Meeting gar keine E-Mail und nimmt nicht teil. Das gilt für Opt-out und Opt-in. Ein Admin kann den Eintrag unter Einwilligungen verwalten zurücksetzen.
1.2 Opt-in
Sally nimmt nur teil, wenn alle Teilnehmer zugestimmt haben, auch Kollegen aus deinem Unternehmen. Ausgenommen ist nur, wer die Aufnahme für diesen Termin selbst eingeschaltet hat. Fehlt auch nur eine Zustimmung, bleibt Sally draußen.
Die E-Mail bittet ausdrücklich um Zustimmung und bietet zwei Schaltflächen:
- Erlaubnis einmalig erteilen
- Erlauben und zukünftig nicht mehr fragen
Standardmäßig wird die E-Mail eine Stunde vor dem Meeting versendet. Bei kurzfristigen Meetings erfolgt der Versand, wenn das Meeting mindestens 15 Minuten vor Beginn erstellt wurde. Bei noch kürzerer Vorlaufzeit wird keine E-Mail verschickt.
Sally prüft 30 Minuten vor Beginn, ob alle zugestimmt haben. Kommt eine Zustimmung erst danach, aber vor Beginn, nimmt Sally trotzdem teil. Je früher alle zugestimmt haben, desto pünktlicher ist Sally im Meeting.
Bei Regelterminen mit Kollegen spart Erlauben und zukünftig nicht mehr fragen Zeit, denn jeder muss dann nur einmal zustimmen. Liegt eine Zustimmung bereits nachweislich vor, kann ein Admin sie unter Einwilligungen verwalten mit E-Mail hinzufügen hinterlegen.
Teilnehmer können jederzeit im Meeting per „opt out“ im Chat widersprechen. In diesem Fall verlässt Sally automatisch das Meeting.
1.3 So bestätigen Teilnehmer ihre Auswahl
Ein Klick auf eine Schaltfläche in der E-Mail speichert noch nichts. Er öffnet eine Seite im Design und in der Sprache der E-Mail. Die Seite zeigt den Termin, wer eingeladen hat, und dieselben Optionen wie die E-Mail, die geklickte ist bereits ausgewählt. Gespeichert wird die Entscheidung erst, wenn der Teilnehmer auf Auswahl bestätigen klickt.
So entscheiden keine Mailfilter an Stelle deiner Teilnehmer. Viele Unternehmen lassen jeden Link einer eingehenden E-Mail automatisch öffnen, um ihn zu prüfen. Das reine Öffnen der Seite ändert nichts, die Entscheidung kommt also immer vom Teilnehmer selbst.
Nach dem Bestätigen sagt die Seite in einem Satz, was jetzt gilt, zum Beispiel dass Sally nicht am Meeting teilnimmt. Bis zum Beginn des Meetings können Teilnehmer ihre Entscheidung mit Auswahl ändern anpassen. Öffnen sie den Link später erneut, zeigt die Seite, was gerade gespeichert ist. Hat das Meeting begonnen, ist der Link abgelaufen, und die Seite zeigt nur noch, welche Entscheidung zum Beginn gespeichert war.
Nutzt dein Unternehmen statt der Standard-E-Mail eine Einwilligungs-E-Mail mit eigens für euch erstelltem Wortlaut, speichert ein Klick die Entscheidung vorerst weiterhin sofort. Die Bestätigungsseite folgt, sobald dein Unternehmen sie freigegeben hat.
Bestätigt jemand mehrmals, gilt die zuletzt bestätigte Entscheidung. Eine Entscheidung zählt immer für die Adresse, an die die E-Mail ging. Wer eine weitergeleitete E-Mail bestätigt, stimmt deshalb für den ursprünglichen Empfänger zu, nicht für sich selbst.
2. Einwilligungen verwalten und anpassen
In diesem Bereich kannst du die Einwilligungen von Meetingteilnehmern einsehen und gezielt bearbeiten. Das ist besonders hilfreich, wenn Teilnehmer ihre Entscheidung z. B. versehentlich falsch getroffen haben oder du Einwilligungen im Nachgang korrekt dokumentieren möchtest.
Das Bearbeiten von Einwilligungen ohne Zustimmung der betroffenen Personen kann gegen die DSGVO verstoßen. Nimm Änderungen daher nur in Absprache mit den jeweiligen Teilnehmern vor und dokumentiere diese im Zweifel intern.
2.1 Einwilligungen einsehen
- Öffne Einstellungen und wähle unter Verwaltung den Punkt Datenschutz, dort den Bereich Informationspflicht.
- Klicke im Abschnitt Datenschutzhinweis via E-Mail vor Meetings auf Einwilligungen verwalten.
- Du landest in der Übersicht Einwilligungen verwalten. Dort legst du pro E-Mail-Adresse fest, ob Sally an ihren Meetings teilnehmen darf. Solange nichts erfasst ist, steht dort Noch keine Einwilligungen erfasst.
Sobald Einträge vorhanden sind, zeigt die Tabelle:
- E-Mail der Person
- Status, also An allen Meetings teilnehmen oder An keinem Meeting teilnehmen
- Erteilt am mit dem Datum der Entscheidung
- Aktion mit dem Eintrag Zurücksetzen
Über das Suchfeld findest du eine Adresse auch in langen Listen direkt.
2.2 Einwilligungen bearbeiten
Du hast zwei Möglichkeiten, Einwilligungen anzupassen:
- Einwilligung zurücksetzen → Teilnehmer kann erneut entscheiden
- E-Mail manuell hinzufügen → Einwilligung vorab definieren (z. B. bei bekannten Teilnehmern oder festen Partnern)
Einwilligung zurücksetzen
Wenn ein Teilnehmer z. B. versehentlich abgelehnt hat, kannst du den Status zurücksetzen:
- Suche den entsprechenden Teilnehmer in der Liste.
- Klicke in der Spalte Aktion auf Zurücksetzen.
Der Teilnehmer erhält dadurch beim nächsten Meeting erneut die Möglichkeit, seine Einwilligung zu treffen.
Wenn du eine Einwilligung zurücksetzt, wird keine E-Mail sofort erneut versendet.
Die betroffene Person wird erst beim nächsten neu erstellten Meeting wieder automatisch per E-Mail informiert und kann ihre Einwilligung erneut abgeben.
Teilnehmer manuell hinzufügen
Du kannst Einwilligungen auch proaktiv setzen, z. B. wenn:
- du regelmäßig mit denselben externen Partnern arbeitest
- Einwilligungen bereits außerhalb von Sally eingeholt wurden (z. B. vertraglich)
- Klicke in der Übersicht auf E-Mail hinzufügen.
- Trage im Fenster E-Mail zur Einwilligungsliste hinzufügen die E-Mail-Adresse ein und wähle den Einwilligungsstatus. Zur Wahl stehen An allen Meetings teilnehmen und An keinem Meeting teilnehmen.
- Klicke auf Hinzufügen, um den Eintrag zu speichern, oder auf Abbrechen.
Nutze diese Funktion sparsam und nur dann, wenn die Einwilligung nachweislich vorliegt (z. B. schriftlich oder vertraglich geregelt).
3. Sehen, wer der Aufzeichnung widersprochen hat
Widerspricht ein Teilnehmer der Aufzeichnung, zeigt Sally am Termin, wer es war. Das gilt für beide Wege: die Ablehnung in der E-Mail vor dem Meeting und „opt out“ im Meeting-Chat.
Den Namen oder die E-Mail-Adresse siehst du an diesen Stellen:
- Teilnehmerliste des Termins: Die Zeile der Person, die widersprochen hat, ist mit Einwilligung verweigert oder Opt-Out markiert.
- Status des Termins: Statt „Ein Teilnehmer“ nennt Sally die Person, zum Beispiel „Name hat der Aufzeichnung nicht zugestimmt.“ oder „Name hat den Aufnahmestopp ausgelöst, Sally hat die Aufzeichnung gestoppt.“ Haben mehrere widersprochen, steht dort „Name und 2 weitere“.
An der Wirkung des Widerspruchs ändert sich nichts: Sally bleibt dem Meeting fern oder stoppt die Aufzeichnung.
3.1 Namen ausblenden
Standardmäßig werden die Namen angezeigt. Möchtest du das nicht, kann ein Owner oder Admin die Anzeige für das ganze Unternehmen abschalten:
- Öffne Einstellungen, wähle unter Verwaltung den Punkt Datenschutz und links den Bereich Informationspflicht.
- Öffne den Abschnitt Widerspruch gegen die Aufzeichnung. Die Zeile darunter zeigt den aktuellen Stand, zum Beispiel Namen: sichtbar.
- Schalte Widersprechende Teilnehmer namentlich anzeigen aus.
- Klicke auf Speichern.
Sally zeigt dann weiterhin, dass jemand widersprochen hat, nennt aber niemanden. Die Namen werden in diesem Fall gar nicht erst an die App übertragen und lassen sich deshalb auch an keiner anderen Stelle auslesen. Die Liste Einwilligungen verwalten ist davon nicht betroffen, sie zeigt weiterhin die Adressen der dauerhaften Entscheidungen.