So organisierst du deine Meetings in Ordnern

In Sally kannst du deine Meetings in Ordnern organisieren, um zusammengehörige Aufzeichnungen und Zusammenfassungen zu gruppieren. Ordner helfen dir, Meetings schnell nach Projekt, Kunde oder Thema zu finden, statt durch eine lange Liste zu scrollen. Du kannst Ordner alleine nutzen oder mit einzelnen Personen und ganzen Teams teilen.

Drei Arten von Ordnern

• „Meine Ordner“: Ordner, die du selbst angelegt hast.
• „Mit mir geteilt“: Ordner, die andere Personen dir freigegeben haben.
• „Teams“: Ordner, die für ein ganzes Team freigegeben sind.

Schnellnavigation

1. Ordner anlegen und verwalten
2. Team für gemeinsame Ordner anlegen
3. Geteilte Ordner finden

1. Ordner anlegen und verwalten

Ein selbst angelegter Ordner entsteht in drei Schritten: Du erstellst ihn, baust optional eine Struktur mit Unterordnern auf und fügst anschließend deine Aufzeichnungen hinzu. Du kannst jeden dieser Schritte jederzeit später nachholen oder anpassen.

1.1. Ordner erstellen und teilen

1. Klicke in der linken Seitenleiste auf Ordner und anschließend unter „Meine Ordner“ auf Ordner erstellen.

Abbildung 1: Die Ordner-Übersicht öffnen und einen neuen Ordner erstellen

2. Gib im Dialog Ordner hinzufügen einen aussagekräftigen Titel und optional eine Beschreibung ein. Die Beschreibung hilft dir und deinem Team später, den Zweck des Ordners schnell zu erkennen.

3. (Optional) Unter Teilen mit kannst du den Ordner direkt mit einzelnen Personen oder Teams freigeben. Lege pro Person oder Team die Berechtigung fest:

   • Kann ansehen: Die Person kann den Ordner und die enthaltenen Aufzeichnungen öffnen.
   • Kann bearbeiten: Die Person kann zusätzlich Aufnahmen hinzufügen, entfernen und Unterordner anlegen.
   • Entfernen: Entzieht der Person den Zugriff wieder.

Freigaben jederzeit anpassbar

Du kannst die Mitglieder und Berechtigungen eines Ordners jederzeit ändern, auch nachdem der Ordner erstellt wurde. Personen hinzufügen, Berechtigungen anpassen oder Zugriffe wieder entfernen geht über die Einstellungen des jeweiligen Ordners.

4. Klicke auf Erstellen, um den Ordner anzulegen.

Abbildung 2: Titel, Beschreibung und optionale Freigabe für den neuen Ordner festlegen

5. Der neue Ordner erscheint im Bereich „Meine Ordner“. Von dort aus kannst du ihn jederzeit öffnen, umbenennen oder weiter bearbeiten.

Abbildung 3: Der neue Ordner erscheint in der Ordner-Übersicht

1.2. Unterordner anlegen

Für eine feinere Struktur kannst du in jedem Ordner Unterordner erstellen, zum Beispiel pro Quartal, Projektphase oder Kunde.

1. Klicke unter „Meine Ordner“ auf den Ordner, den du weiter strukturieren möchtest, um ihn zu öffnen.

Abbildung 4: Den gewünschten Ordner öffnen

2. Klicke im geöffneten Ordner im Bereich „Ordner“ auf Ordner hinzufügen.

Abbildung 5: Innerhalb eines Ordners einen Unterordner anlegen

3. Vergib einen Titel und optional eine Beschreibung. Auch Unterordner kannst du direkt unter Teilen mit mit Personen oder Teams freigeben.

4. Klicke auf Erstellen.

Abbildung 6: Titel und Beschreibung für den Unterordner eingeben

Der Unterordner erscheint im übergeordneten Ordner und kann sofort genutzt werden.

Abbildung 7: Der Unterordner erscheint direkt im übergeordneten Ordner

1.3. Aufnahmen zum Ordner hinzufügen

1. Öffne den Ordner, in den du Aufnahmen ablegen möchtest, und klicke im Bereich „Aufzeichnungen“ auf Aufnahme hinzufügen.

Abbildung 8: Aufnahmen zum Ordner hinzufügen

2. Gib einen Suchbegriff ein, um die passende Aufzeichnung zu finden. Nutze optional die Filter Teilnehmer und Zeitraum oder die Sortierung nach Relevanz, um die Treffer einzugrenzen.

3. Klicke bei jeder gewünschten Aufzeichnung auf Hinzufügen. Du kannst in einem Durchgang mehrere Aufzeichnungen ergänzen.

4. Sobald alle Aufnahmen zugeordnet sind, klicke auf Fertig.

Abbildung 9: Aufzeichnungen suchen und dem Ordner zuordnen

Mehrere Ordner pro Aufzeichnung

Eine Aufzeichnung kann in mehreren Ordnern gleichzeitig liegen. So kannst du dasselbe Meeting zum Beispiel im Projekt- und im Kundenordner ablegen, ohne es zu duplizieren.

2. Team für gemeinsame Ordner anlegen

Wenn du Ordner regelmäßig mit einer festen Gruppe teilst, lohnt es sich, dafür ein Team anzulegen. Alle Mitglieder des Teams erhalten dann automatisch Zugriff auf freigegebene Team-Ordner.

1. Öffne in der linken Seitenleiste den Bereich „Ordner“ und klicke im Abschnitt „Teams“ auf Teams verwalten. Alternativ erreichst du die Teams-Übersicht über Verwaltung > Benutzerverwaltung > Tab „Teams“.

Abbildung 10: Über den Button „Teams verwalten“ direkt zur Teams-Verwaltung springen

2. Klicke oben rechts auf + Neu, um ein neues Team zu erstellen.

Abbildung 11: Neues Team in der Benutzerverwaltung anlegen

3. Gib einen Namen für das Team ein, optional auch einen Code zur internen Identifikation (zum Beispiel eine Kostenstelle oder Abteilungsnummer).

4. Füge über Benutzer hinzufügen die gewünschten Teammitglieder hinzu. Du kannst jederzeit weitere Personen ergänzen oder Mitglieder entfernen.

5. Klicke auf Hinzufügen, um das Team zu speichern. Das Team steht danach im Teilen mit-Feld beim Anlegen oder Bearbeiten von Ordnern zur Auswahl.

Abbildung 12: Team mit Name und Mitgliedern anlegen

Wer kann Teams verwalten?

Teams werden in der Benutzerverwaltung gepflegt. Darauf haben in der Regel nur Admins Zugriff. Falls du selbst kein Team anlegen kannst, wende dich an eine:n Admin in deinem Konto.

3. Geteilte Ordner finden

Ordner, die andere Personen mit dir geteilt haben, findest du im Bereich „Mit mir geteilt“. Team-Ordner erscheinen zusätzlich im Bereich „Teams“.

1. Öffne in der linken Seitenleiste den Bereich „Ordner“.

2. Scrolle zu den Abschnitten „Mit mir geteilt“ bzw. „Teams“, um freigegebene Ordner zu sehen. Sobald dir jemand einen Ordner freigibt, erscheint er hier automatisch.

Abbildung 13: Geteilte Ordner erscheinen im Bereich Mit mir geteilt