Automatisches Löschen einstellen

Sally kann Meetingdaten nach einer festen Frist selbst löschen, damit nichts länger liegen bleibt als nötig. Die Fristen legst du für fünf Datenarten getrennt fest, von den Aufnahmen bis zu den technischen Protokollen.

Diese Anleitung zeigt dir, wo die Fristen sitzen, was hinter den fünf Datenarten steckt und welche Zeiträume zur Auswahl stehen. In Sally findest du die Einstellung im Bereich Speicherbegrenzung, überschrieben mit Art. 5 Abs. 1 lit. e, Art. 17 DSGVO.

Wer das ändern darf

Diese Einstellung gilt unternehmensweit, sie wird für alle im Unternehmen gleich festgelegt.
Ändern können sie nur Owner und Admins, Mitglieder nicht.

Schnellnavigation

1. Fristen festlegen
2. Die fünf Datenarten
3. Verfügbare Fristen

1. Fristen festlegen

1. Öffne Einstellungen unten in der linken Seitenleiste.

Abbildung 1: Einstellungen öffnen

2. Wähle unter Verwaltung den Punkt Datenschutz und links den Bereich Speicherbegrenzung.
3. Öffne den Abschnitt Automatisches Löschen. Die Zeile unter dem Titel zeigt, ob das automatische Löschen aktiv ist.
4. Öffne das Aufklappmenü der Datenart, die du ändern willst. Wähle eine Frist.
5. Klicke auf Speichern. Solange die Änderung nicht gespeichert ist, steht unten im Abschnitt Ungespeicherte Änderungen.

Abbildung 2: Für jede Datenart eine eigene Frist

Jede Datenart kann eine eigene Frist haben. In Abbildung 2 stehen die Medien auf 3 Monate, die Transkripte auf 6 Monate, die Zusammenfassungen auf 2 Jahre, die Termine auf Nie löschen und die Protokolle auf 6 Wochen. Das ist nur ein Beispiel, du stellst jede Frist einzeln so ein, wie du sie brauchst.

Endgültiges Löschen

Nach Ablauf der Frist sind die Daten unwiderruflich weg, eine Wiederherstellung ist nicht möglich. Das automatische Löschen läuft einmal pro Nacht, eine neue Frist greift also erst in der folgenden Nacht.

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2. Die fünf Datenarten

Datenart	Was dahinter steckt
Medien (Video & Audio)	Alle Video- und Audioaufnahmen aus Meetings, einschließlich Bildschirmfreigaben und hochgeladener Medien.
Transkripte	Die vollständige Verschriftlichung Wort für Wort, mit Sprecherzuordnung und Zeitstempeln.
Zusammenfassungen	Die von Sally erzeugten Zusammenfassungen mit Kernthemen, Entscheidungen, Aktionspunkten und Aufgaben.
Termine	Die Kalendereinträge mit Datum, Uhrzeit, Teilnehmern und Dauer, ohne die Inhalte des Meetings.
Protokolle / Logs	Technische Protokolle wie API-Aufrufe, Sync-Ereignisse und Nutzeraktivitäten, die der Fehlersuche und der Nachvollziehbarkeit dienen.

Die Fristen wirken unabhängig voneinander. Löschst du die Medien früh, bleiben Transkript und Zusammenfassung so lange erhalten, wie es dort eingestellt ist.

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3. Verfügbare Fristen

Jedes Aufklappmenü bietet dieselben Zeiträume:

• 2 Wochen
• 6 Wochen
• 3 Monate
• 6 Monate
• 1 Jahr
• 2 Jahre
• Nie löschen

Nie löschen heißt, dass Sally diese Datenart nicht von selbst entfernt. Löschen kannst du sie dann weiter jederzeit von Hand.