Datenschutzhinweis im Meeting
Der Datenschutzhinweis ist eine kurze Nachricht, die Teilnehmer über Sallys Teilnahme am Meeting und den Umgang mit ihren Daten informiert. Je nach Einstellung erscheint sie vor oder während des Meetings im Chat.
Standardmäßig wird die Nachricht in der Sprache des Benutzers angezeigt. Gehören mehrere Benutzer demselben Verzeichnis an, wird die Verzeichnissprache verwendet.
Damit erfüllst du Transparenzpflichten und stellst klare Erwartungen für alle Teilnehmer.
Die Konfiguration des Datenschutzhinweises wurde überarbeitet. Der Nachrichtentext wird jetzt in einem eigenen Popup bearbeitet, und du kannst:
- Separate Nachrichten hinterlegen, je nachdem, ob eine Person oder mehrere Personen aus deinem Unternehmenskonto Sally zum Meeting hinzugefügt haben.
- Dynamische Parameter (Titel des Meetings, voller Name der hinzufügenden Person, Name des Bots, Link zur Datenschutzerklärung) per Klick oder Drag & Drop in deinen individuellen Text einfügen.
Schnellnavigation:
- Erstmaligen Datenschutzhinweis im Chat konfigurieren
- Hinweis für neue Teilnehmer konfigurieren
- Text anpassen (Popup, eine vs. mehrere Personen, Parameter)
1. Erstmaligen Datenschutzhinweis im Chat konfigurieren
- Öffne Einstellungen in der linken Seitenleiste.
- Wähle unter Konfiguration den Punkt Meetingassistent.
- Scrolle zum Bereich Datenschutz und öffne den Punkt „Datenschutzhinweis während des Meetings".
- Wähle unter Erstmaliger Datenschutzhinweis im Chat eine Option. Folgende Optionen stehen dir zur Verfügung:
-
Bei jedem Meeting senden - Immer anzeigen. Nutzen, wenn: Du durchgehend maximale Transparenz willst.
-
Nur bei externen Meetings senden - Nur anzeigen, wenn externe Teilnehmer dabei sind. Nutzen, wenn: Interne Teams Sally bereits kennen, externe Gäste aber informiert werden sollen.
Intern vs. extern basiert auf deiner Internen Domain-Whitelist. Alle Domains, die nicht auf der Whitelist stehen, gelten als extern.
- Nicht senden - Keinen Hinweis anzeigen. Nutzen, wenn: Die Information anderweitig bereitgestellt wird und deine Rechtsgrundlage das zulässt.
Wenn du den Hinweis deaktivierst, werden Teilnehmer möglicherweise nicht über die Datenverarbeitung informiert. Stelle sicher, dass dies mit deinen rechtlichen Anforderungen vereinbar ist.
- (Optional) Klicke auf „Konfigurieren", um das Popup zu öffnen und den Text des erstmaligen Hinweises anzupassen. Details findest du in Abschnitt 3.
Beachte: Es handelt sich hierbei um die Textnachricht, die Sally direkt im Chat der Videokonferenz (z. B. Microsoft Teams, Google Meet, Zoom) postet, sobald sie dem Meeting beitritt. Nicht zu verwechseln mit dem Datenschutzhinweis per E-Mail vor dem Meeting.
Eine individuelle Anpassung ist zum Beispiel sinnvoll, wenn:
- In deinem Unternehmen eine bestimmte Tonalität oder ein vorgegebener Wording-Standard gilt, den der Standardtext nicht abdeckt.
- Du den Hinweis um zusätzliche Informationen ergänzen möchtest, etwa einen Link zu einem internen Verarbeitungsverzeichnis oder den Kontakt zu eurem Datenschutzbeauftragten.
- Du den Hinweis in einer bestimmten Sprache senden willst, unabhängig von den Spracheinstellungen der Teilnehmer.
- Du den Standardtext kürzen oder formaler formulieren möchtest, um ihn besser an deine Compliance-Anforderungen anzupassen.
2. Hinweis für neue Teilnehmer konfigurieren
Lege fest, ob Sally einen erneuten Datenschutzhinweis senden soll, wenn neue Teilnehmer einem laufenden Meeting beitreten.
- Öffne Einstellungen in der linken Seitenleiste.
- Wähle unter Konfiguration den Punkt Meetingassistent.
- Scrolle zum Bereich Datenschutz und öffne den Punkt „Datenschutzhinweis während des Meetings".
- Scrolle innerhalb des Bereichs Datenschutzhinweis während des Meetings zum Abschnitt Erneuter Datenschutzhinweis bei neuen Teilnehmern und wähle eine der beiden Optionen. Folgende Optionen stehen dir zur Verfügung:
-
Immer senden – Neue Teilnehmer immer informieren. Nutzen, wenn: Personen häufig später beitreten oder spontan hinzugefügt werden.
-
Nicht senden – Keine erneute Benachrichtigung. Nutzen, wenn: Alle Teilnehmer bereits anderweitig informiert sind.
Wenn du den erneuten Hinweis deaktivierst, werden später hinzukommende Teilnehmer nicht mehr automatisch über die Datenverarbeitung im Meeting informiert. Stelle sicher, dass dies mit deinen rechtlichen Anforderungen vereinbar ist.
- (Optional) Klicke auf „Konfigurieren", um das Popup zu öffnen und den Text des erneuten Hinweises anzupassen. Details findest du in Abschnitt 3.
Beachte: Es handelt sich hierbei um die Textnachricht, die Sally direkt im Chat der Videokonferenz (z. B. Microsoft Teams, Google Meet, Zoom) postet, sobald eine neue Person dem laufenden Meeting beitritt. Nicht zu verwechseln mit dem Datenschutzhinweis per E-Mail vor dem Meeting.
Eine individuelle Anpassung ist zum Beispiel sinnvoll, wenn:
- In deinem Unternehmen eine bestimmte Tonalität oder ein vorgegebener Wording-Standard gilt, den der Standardtext nicht abdeckt.
- Du den erneuten Hinweis kürzer halten möchtest als den erstmaligen, da bereits anwesende Teilnehmer den vollständigen Hinweis schon gesehen haben.
- Du den Hinweis um zusätzliche Informationen ergänzen möchtest, etwa einen Link zu einem internen Verarbeitungsverzeichnis oder den Kontakt zu eurem Datenschutzbeauftragten.
- Du den Hinweis in einer bestimmten Sprache senden willst, unabhängig von den Spracheinstellungen der neuen Teilnehmer.
3. Text anpassen (Popup, eine vs. mehrere Personen, Parameter)
Sowohl der erstmalige als auch der erneute Datenschutzhinweis lassen sich in einem eigenen Popup individuell anpassen. Das Popup öffnest du über den „Konfigurieren"-Button neben dem jeweiligen Abschnitt.
Das Popup hat für beide Hinweise denselben Aufbau:
- Ein Standard / Individuell-Umschalter oben.
- Zwei nebeneinanderliegende Editoren: einen für Eine Person (wenn eine einzelne Person Sally hinzufügt) und einen für Mehrere Personen (wenn mehrere Personen aus deinem Unternehmenskonto Sally gleichzeitig zum Meeting hinzufügen).
- Eine Leiste mit dynamischen Parametern, die du per Klick oder Drag & Drop in den Text einfügen kannst.
- Eine Live-Vorschau unter jedem Editor.
3.1 Standard vs. Individuell
- Standard – Sally sendet den vorgefertigten, geprüften Datenschutzhinweis. Empfohlen, wenn du eine sofort einsetzbare, rechtssichere Vorlage möchtest.
- Individuell – Du definierst deinen eigenen Text für einen oder beide Editoren.
Wird eines der beiden Textfelder leer gelassen, wird es durch den Standard-Datenschutzhinweis ersetzt. Lässt du beide Felder leer, wird der Standard-Datenschutzhinweis gesendet und deine Einstellung auf „Standard" zurückgesetzt.
3.2 Eine Person vs. Mehrere Personen
- Eine Person – Legt die Nachricht fest, die im Chat erscheint, wenn eine einzelne Person Sally hinzufügt (zum Beispiel: „Max Mustermann hat Sally hinzugefügt").
- Mehrere Personen – Legt die Nachricht fest, die im Chat erscheint, wenn mehrere Personen aus deinem Unternehmenskonto Sally zum Meeting hinzufügen (zum Beispiel: „Max Mustermann und Erika Musterfrau haben Sally hinzugefügt").
Du kannst für beide Fälle einen unterschiedlichen Text schreiben oder einen davon leer lassen, sodass dort der Standardhinweis greift.
3.3 Verfügbare Parameter
Klicke auf einen Parameter-Chip oder ziehe ihn per Drag & Drop in den Editor, um einen dynamischen Platzhalter einzufügen. Sally setzt den echten Wert beim Senden im Meeting-Chat automatisch ein:
| Parameter | Was eingefügt wird |
|---|---|
| Titel des Meetings | Der Titel des aktuellen Meetings. |
| Voller Name (hinzufügende Person) | Der vollständige Name der Person, die Sally zum Meeting hinzugefügt hat. (Editor „Eine Person") |
| Volle Namen (hinzufügende Personen) | Die vollständigen Namen der Personen aus deinem Unternehmenskonto, die Sally zum Meeting hinzugefügt haben. (Editor „Mehrere Personen") |
| Name des Bots | Der Anzeigename des Sally-Bots im Meeting. |
| Link zur Datenschutzerklärung | Der Link zu deiner Datenschutzerklärung. |
3.4 Standard-Text als Vorlage übernehmen
Klicke über jedem Editor auf „Standard-Text als Vorlage übernehmen", um den Editor mit Sallys Standardtext vorzubefüllen. Von dort aus kannst du einzelne Wörter anpassen oder zusätzliche Parameter ergänzen, ohne den Hinweis komplett neu zu schreiben.
Für den erneuten Hinweis steht zusätzlich die Verknüpfung „Text aus 'Erstmaliger Datenschutzhinweis im Chat' kopieren" bereit. Damit übernimmst du den bereits konfigurierten Text des erstmaligen Hinweises in den Editor für den erneuten Hinweis.